챗GPT로 메일함 정리 규칙 만드는 법 — 자동 분류 기준부터 세우기

월요일 아침, 메일함을 여니 주말 사이 쌓인 메일이 화면을 넘깁니다.

시스템 알림과 소식지 사이에 거래처 메일 한 통이 끼어 있습니다.

그 한 통을 찾느라 화면을 몇 번이나 내립니다.

 

이 글은 챗GPT와 함께 분류 기준을 세우고,

실제 이동은 메일 프로그램 규칙에 맡기는 메일함 정리 방법을 나눕니다.

직접 해 보며 바꾼 요청문도 함께 실었습니다.

 

메일함 정리, 지우는 일부터 맡기면 생기는 일

 

쌓인 메일을 보면 한 번에 비우고 싶어집니다.

챗GPT에게 목록을 주고 필요 없는 것을 골라 달라고 하면 될 것 같습니다.

 

그런데 필요 없는 메일이 무엇인지는 메일 안에 적혀 있지 않습니다.

같은 보낸 사람이라도 평소에는 안내만 보내다가,

가끔은 꼭 답해야 할 내용을 보내기도 합니다.

챗GPT는 그 사정을 모른 채 제목과 보낸 사람만 보고 짐작합니다.

 

예를 들어 매주 오는 거래처 소식 메일 사이에,

납품 조건이 바뀌었다는 메일이 같은 주소로 섞여 왔다고 해 보겠습니다.

제목 앞부분이 늘 오던 메일과 비슷하면 함께 「필요 없음」으로 묶이기 쉽습니다.

그 메일을 지우는 규칙까지 만들었다면 되찾기도 어렵습니다.

 

그래서 일을 나누는 편이 안전합니다.

무엇을 어디로 옮길지 정하는 일은 사람이 하고,

챗GPT는 그 판단에 쓸 재료를 정리합니다.

실제로 옮기는 일은 메일 프로그램의 규칙 기능이 맡습니다.

 

메일 자동 분류라고 하면 챗GPT가 알아서 메일을 나누는 모습을 떠올리기 쉽습니다.

하지만 날마다 똑같이 돌아가야 하는 일은 정해진 규칙이 더 잘 맞습니다.

챗GPT가 잘 거들 수 있는 일은 그 규칙의 기준을 함께 세우는 쪽입니다.

 

직접 해 본 과정 — 알림 메일을 폴더로 옮기는 규칙 만들기

 

매일 오는 알림 메일과 소식지를 정해진 폴더로 옮기는 정리 규칙을,

클로드에게 맡겨 함께 만들어 본 적이 있습니다.

 

처음에는 메일 목록을 주고 필요 없는 것을 골라 달라고 했습니다.

뜻이 같게 옮기면 이런 요청문입니다.

 

「아래 메일 목록에서 필요 없는 메일을 골라 줘」

 

돌아온 결과에는 가끔 오는 중요한 메일까지 들어 있었습니다.

골라 달라고는 했지만,

무엇이 필요 없는지는 말해 주지 않았던 셈입니다.

 

돌아보면 요청문에 두 가지 일이 섞여 있었습니다.

하나는 메일을 정리해 보여 주는 일이고,

다른 하나는 무엇을 버릴지 판단하는 일입니다.

뒤의 판단은 그 메일을 받아 온 사람만 제대로 할 수 있습니다.

 

그래서 요청문을 바꿨습니다.

판단은 제가 하고, 클로드에게는 묶어서 보여 주는 일만 맡겼습니다.

고친 요청문을 뜻이 같게 옮기면 이렇습니다.

 

「아래 메일 목록을 보낸 사람별로 묶어 줘.

묶음마다 몇 통인지 함께 보여 줘.

어느 폴더로 옮길지는 내가 정할 테니 고르지는 말아 줘」

 

또 한 가지를 바꿨습니다.

만든 규칙은 메일을 지우지 않고 폴더로 옮기기만 하게 했습니다.

 

고친 뒤의 결과는 달랐습니다.

보낸 사람별 묶음과 통수를 보고 분류는 제가 정했습니다.

지우지 않고 옮기기만 하게 하자 실수가 없어졌습니다.

 

보낸 사람별로 묶인 목록은 판단하기가 한결 쉽습니다.

예를 들어 같은 주소에서 날마다 한 통씩 오는 묶음이라면 알림일 가능성이 큽니다.

한 달에 한두 통만 오는 묶음이라면 한 번 열어 보고 정하면 됩니다.

 

옮기기만 하는 규칙은 틀려도 되돌릴 수 있습니다.

잘못 옮겨진 메일은 폴더에서 다시 꺼내 오면 됩니다.

지우는 규칙이었다면 같은 실수라도 되돌리기가 훨씬 어렵습니다.

 

메일 자동 분류 기준, 챗GPT와 세우는 요령

 

기준을 세울 때는 메일 본문까지 넘길 필요가 없습니다.

보낸 사람과 제목, 받은 날짜면 충분합니다.

메일 프로그램에서 목록을 표로 내보내거나,

화면의 목록을 복사해 붙이면 됩니다.

 

첫째, 보낸 사람별로 묶고 묶음마다 통수를 세게 합니다.

앞에서 적은 고친 요청문을 그대로 써도 됩니다.

통수가 많고 날마다 오는 묶음부터 보면 기준을 정하기 쉽습니다.

 

둘째, 제목에서 되풀이되는 말을 찾게 합니다.

같은 보낸 사람이라도 제목에 따라 나눠야 할 때가 있습니다.

예를 들어 이렇게 맡길 수 있습니다.

 

「이 보낸 사람의 메일 제목에서 자주 되풀이되는 말을 찾아 줘.

그 말이 들어간 메일이 몇 통인지,

그 말이 없는 메일은 어떤 제목인지도 따로 보여 줘」

 

「그 말이 없는 메일」을 따로 보는 데에는 까닭이 있습니다.

규칙에서 빠져야 할 메일은 그쪽에 섞여 있기 쉽습니다.

앞에서 예로 든 납품 조건 메일도 그런 경우입니다.

 

셋째, 정한 기준을 표 한 장으로 받습니다.

「보낸 사람 / 제목에 든 말 / 옮길 폴더」 이 세 가지면 됩니다.

이 표가 있으면 메일 프로그램에 규칙을 넣을 때 옮겨 적기만 하면 됩니다.

 

예를 들어 표의 한 줄은 이렇게 적힐 수 있습니다.

「업무 시스템 알림 / 처리 완료 / 알림 보관」

제목에 「처리 완료」가 없는 같은 주소의 메일은 받은편지함에 남습니다.

 

넷째, 규칙끼리 겹치는 곳이 없는지 물어봅니다.

「이 표에서 한 메일이 두 규칙에 함께 걸리는 경우가 있는지 찾아 줘」

겹치는 규칙이 있으면 메일이 엉뚱한 폴더로 가기 쉽습니다.

 

옮기는 일은 메일 프로그램의 규칙이나 필터 기능에 맡깁니다.

챗GPT가 날마다 메일함을 들여다보는 방식보다 단순하고,

한 번 넣어 두면 날마다 같은 방식으로 돌아갑니다.

규칙 메뉴의 이름과 위치는 프로그램마다 다르고 화면도 바뀔 수 있습니다.

 

메일 자동 분류에서 흔한 실수와 주의할 점

 

첫째 실수는 처음부터 지우는 규칙을 만드는 것입니다.

기준이 조금만 넓어도 필요한 메일이 함께 사라집니다.

처음에는 보관 폴더로 옮기기만 하고,

지우는 규칙은 충분히 지켜본 뒤에 정해도 늦지 않습니다.

 

둘째 실수는 무엇이 필요 없는지 판단까지 챗GPT에게 넘기는 것입니다.

필요 없는 메일은 사람마다, 부서마다 다릅니다.

챗GPT에게는 묶고 세는 일만 맡기고,

어느 폴더로 보낼지는 그 메일을 받아 온 사람이 정합니다.

 

셋째 실수는 메일 목록을 손대지 않고 그대로 붙여 넣는 것입니다.

목록에는 동료와 고객의 이름, 주소가 함께 들어 있기 쉽습니다.

기준을 세우는 데는 자동 알림을 보내는 주소와 제목 정도면 됩니다.

사람이 보낸 메일은 목록에서 빼거나 이름을 「○○ 거래처」처럼 바꿔 넣습니다.

 

회사에 AI 사용 기준이 있다면 메일 내용을 어디까지 넣어도 되는지부터 확인하십시오.

 

넷째 실수는 규칙을 넣고 다시 보지 않는 것입니다.

규칙이 맞는지는 실제로 메일이 들어와 봐야 압니다.

처음 한 주는 하루에 한 번 옮겨진 폴더를 열어 보고,

잘못 들어간 메일이 있으면 그 자리에서 규칙을 고칩니다.

 

다섯째 실수는 보낸 사람 주소 하나로만 규칙을 거는 것입니다.

같은 주소로 알림과 중요한 연락이 함께 오는 경우가 있습니다.

그런 주소는 제목에 든 말까지 함께 걸어 두는 편이 안전합니다.

 

내일 따라 하기 — 메일함 정리 첫 한 주 순서

 

첫째, 최근 메일 목록을 보낸 사람과 제목, 날짜만 남겨 복사합니다.

목록이 길면 한 주 치만 써도 됩니다.

 

둘째, 사람이 보낸 메일과 이름, 연락처는 지우거나 바꿉니다.

 

셋째, 챗GPT에 목록을 붙이고 보낸 사람별 묶음과 통수를 받습니다.

고르는 일은 맡기지 않는다는 줄을 꼭 넣습니다.

 

넷째, 묶음마다 옮길 폴더를 직접 정해 표로 정리합니다.

애매한 묶음은 폴더를 정하지 말고 받은편지함에 그대로 둡니다.

 

다섯째, 규칙을 넣을 때 지우기 대신 폴더로 옮기기를 고릅니다.

 

여섯째, 첫 한 주는 하루 한 번 폴더를 열어 봅니다.

잘못 옮겨진 메일이 보이면 그 메일이 걸린 규칙을 적어 둡니다.

 

일곱째, 한 주가 지나면 잘 맞은 규칙은 그대로 두고,

적어 둔 규칙만 고칩니다.

 

메일함 정리를 처음 해 보신다면 모든 메일에 규칙을 걸 필요는 없습니다.

날마다 빠짐없이 오는 알림 하나를 골라,

폴더 하나로 옮기는 규칙부터 넣어 보십시오.

 

메일함은 규칙이 정리합니다.

무엇을 남길지는 여전히 메일을 받는 사람이 정합니다.