자료 비교 AI에게 맡기는 법 — 지난해와 올해 표에서 달라진 곳 찾기

연말이 다가오면 지난해 표와 올해 표를 나란히 띄워 놓습니다.

두 창을 오가며 같은 줄을 찾다 보면 눈이 먼저 지칩니다.

어디가 달라졌는지 하나라도 놓칠까 봐 마음이 쓰입니다.

 

이 글은 지난해와 올해 표를 맞대어 보는 자료 비교 AI 활용법을 나눕니다.

핵심은 같은 항목을 무엇으로 맞출지 먼저 정해 주는 것입니다.

직접 해 본 요청문과 고친 요청문도 함께 적었습니다.

 

두 표 비교, 눈으로 하면 어긋나는 곳

 

지난해와 올해 표는 대개 겉모양이 닮았습니다.

항목은 대부분 그대로인데 몇 줄은 이름이 바뀌어 있습니다.

순서가 달라진 줄도 있고,

새로 생기거나 없어진 줄도 있습니다.

 

눈으로 비교할 때는 보통 위아래 줄 위치에 기댑니다.

그런데 한 줄만 밀려도 그 아래 줄이 모두 엇갈립니다.

엇갈린 줄끼리 맞대면 달라지지 않은 값도 달라 보입니다.

 

이 비교는 대개 보고서나 회의 자료의 바탕이 됩니다.

하나를 놓치면 그 위에 쓴 설명까지 틀어집니다.

 

AI는 두 자료를 한꺼번에 놓고 볼 수 있습니다.

줄 위치가 아니라 항목 이름으로 짝을 찾을 수도 있습니다.

 

다만 AI가 모르는 것이 하나 있습니다.

이름이 조금 다른 두 줄이 같은 항목인지입니다.

그 판단은 해마다 그 표를 만든 사람의 머릿속에 있습니다.

 

그래서 두 표 비교하는 법의 요령은 순서에 있습니다.

무엇을 같은 항목으로 볼지 먼저 알려 주고,

그다음에 달라진 곳을 찾게 합니다.

 

직접 해 본 과정 — 지난해와 올해 비교 표 만들기

 

저도 해마다 비슷한 모양으로 만드는 비교 표가 있습니다.

지난해 자료와 올해 자료를 맞대어 보는 표입니다.

이 표를 AI와 함께 만들어 보았습니다.

 

처음에는 두 해 자료를 붙여 넣고 한 줄만 적었습니다.

 

「비교해 줘」

 

결과를 보니 항목 이름이 조금 다른 줄을 서로 다른 항목으로 보았습니다.

 

예를 들어 지난해에는 「출장비」,

올해에는 「출장 경비」라고 적혀 있다고 해 보겠습니다.

 

사람 눈에는 같은 항목이지만,

AI는 한 항목이 없어지고 다른 항목이 새로 생겼다고 보기 쉽습니다.

그러면 정작 값이 얼마나 달라졌는지는 표에서 보이지 않게 됩니다.

 

문제는 요청문에 있었습니다.

무엇과 무엇을 같은 것으로 볼지 알려 주지 않았습니다.

 

그래서 요청문을 두 가지로 고쳤습니다.

하나는 짝 목록입니다.

「항목 이름이 달라도 같은 것은 이렇게 맞춘다」는 목록을 먼저 주었습니다.

 

다른 하나는 표 모양입니다.

연도를 맨 위 머리글에 두는 표로 정해 주었습니다.

 

고친 요청문을 뜻이 같게 옮기면 이렇습니다.

 

「먼저 아래 짝 목록대로 항목을 맞춰 줘.

짝 목록에 있는 두 이름은 같은 항목으로 봐 줘.

표는 맨 위 머리글에 지난해와 올해를 두고,

항목은 왼쪽 첫 열에 한 번씩만 적어 줘」

 

짝 목록은 예를 들어 이런 모양이면 됩니다.

 

「출장비 = 출장 경비

회의비 = 회의 운영비」

 

짝 목록이 먼저 있으면 AI는 이름이 다른 두 줄을 한 줄로 묶은 뒤에 값을 견줄 수 있습니다.

 

고친 뒤의 결과는 달랐습니다.

바로 쓸 수 있는 표가 나왔습니다.

 

짝 목록은 제 머릿속에만 있던 기준을 글로 꺼낸 셈입니다.

표 모양은 다 만든 표를 미리 보여 준 셈입니다.

 

달라진 칸만 나란히 받는 요청문

 

표 모양을 정해 주지 않으면 연도가 왼쪽 열로 갈 수도 있습니다.

그러면 같은 항목이 위아래로 두 번 나오고 표 길이도 두 배가 됩니다.

차이를 보려면 다시 위아래 줄을 오가야 합니다.

연도를 맨 위 머리글에 두라고 한 까닭이 여기에 있습니다.

 

짝을 맞춘 표가 나오면 한 걸음 더 갈 수 있습니다.

값이 같은 칸까지 모두 보면 정작 달라진 곳이 묻힙니다.

달라진 칸만 따로 뽑아 달라고 하면 됩니다.

 

예를 들어 이렇게 덧붙일 수 있습니다.

 

「두 해 값이 다른 칸만 골라 줘.

항목, 지난해 값, 올해 값을 한 줄에 나란히 적어 줘.

짝을 찾지 못한 항목은 표 아래에 따로 모아 줘」

 

원래 값과 새 값이 나란히 있으면 따로 원본을 열지 않아도 차이가 보입니다.

 

짝을 찾지 못한 항목은 정말 새로 생긴 줄일 수도,

짝 목록에서 빠뜨린 줄일 수도 있습니다.

그래서 표에 섞지 않고 따로 받아 사람이 가립니다.

 

차이가 아주 작은 칸까지 모두 나오면 목록이 길어집니다.

그럴 때는 거르는 기준과 늘어놓는 순서를 함께 적습니다.

 

「차이가 천 원보다 작은 칸은 빼고,

차이가 큰 항목부터 늘어놓아 줘」

 

짝 목록을 만드는 일이 번거롭게 느껴질 수 있습니다.

하지만 새로 공부할 것은 없습니다.

해마다 눈으로 맞추던 짝을 글로 옮겨 적는 일입니다.

 

짝 목록은 한 번 만들어 두면 다음 해에도 씁니다.

올해 새로 바뀐 이름만 한 줄씩 더하면 됩니다.

 

짝 목록은 한 줄에 한 쌍씩, 왼쪽에 지난해 이름을 둡니다.

한쪽에만 있는 항목도 적어 두면 AI가 헷갈리지 않습니다.

 

「행사비 = 없음(올해 새로 생긴 항목)

소모품비 = 사무용품비 + 비품비」

 

두 항목이 하나로 합쳐졌거나 하나가 둘로 나뉜 경우도 있습니다.

그럴 때는 위처럼 더하기로 적고,

합친 값끼리 비교해 달라고 덧붙이면 됩니다.

 

짝이 많아 처음부터 적기 어렵다면 후보를 먼저 받아 볼 수도 있습니다.

 

「두 자료에서 이름은 다르지만 같은 항목일 수 있는 줄을

짝으로 묶어 보여 줘. 표는 아직 만들지 마」

 

AI가 내놓은 짝은 후보일 뿐이라, 맞는 짝만 골라 다시 요청합니다.

 

자료 비교에서 흔한 실수와 주의할 점

 

첫째 실수는 자료를 통째로 붙여 넣는 것입니다.

표 안에는 사람 이름이나 연락처 같은 칸이 섞여 있기 쉽습니다.

비교에 필요한 것은 항목 이름과 값뿐이니,

그 밖의 열은 지운 사본으로 넣습니다.

 

회사에 AI 사용 기준이 있다면 그 기준을 먼저 따르십시오.

 

둘째 실수는 단위와 표기를 맞추지 않고 넣는 것입니다.

지난해 표는 천 원 단위, 올해 표는 원 단위라면,

모든 칸이 달라졌다고 나올 수 있습니다.

 

날짜를 쓰는 방식이나 빈칸을 비워 두는 방식이 달라도 마찬가지입니다.

넣기 전에 단위를 맞추거나,

요청문에 「지난해 값은 천 원 단위」처럼 적어 둡니다.

 

셋째 실수는 이름이 비슷하면 같은 항목이라고 여기는 것입니다.

이름이 닮았다고 쓰임까지 같지는 않습니다.

「회의비」와 「회의실 사용료」는 이름이 닮았지만 다른 돈일 수 있습니다.

짝 목록에 넣기 전에 두 해의 쓰임을 한 번 확인합니다.

 

넷째 실수는 AI가 만든 표를 원본과 맞춰 보지 않고 쓰는 것입니다.

긴 표를 옮기다 보면 줄이 빠지거나 값이 잘못 옮겨질 수 있습니다.

그래서 몇 칸을 골라 원본과 직접 대조합니다.

 

고를 때는 두 종류를 함께 봅니다.

달라졌다고 나온 칸 몇 개와,

같다고 나온 칸 몇 개입니다.

 

빠뜨린 차이는 달라진 칸 목록에 나오지 않으니,

같다고 나온 칸도 원본에서 확인해야 합니다.

보고서에 옮긴 뒤에 틀린 칸을 찾으면 고칠 곳이 늘어나기 쉽습니다.

 

화면과 기능은 쓰는 AI마다 다르고 바뀔 수 있습니다.

자료를 넣는 방법이 다르더라도 확인하는 순서는 같습니다.

 

내일 바로 따라 하기 순서

 

첫째, 비교할 두 표에서 필요 없는 열을 지운 사본을 만듭니다.

단위와 날짜 쓰는 방식도 이때 맞춥니다.

 

둘째, 이름이 바뀐 항목의 짝 목록을 적습니다.

떠오르지 않으면 짝 후보부터 AI에게 받아 고릅니다.

 

셋째, 짝 목록과 표 모양을 담아 요청문을 넣습니다.

연도는 맨 위 머리글에, 항목은 왼쪽 첫 열에 둡니다.

 

넷째, 달라진 칸만 나란히 뽑아 달라고 덧붙입니다.

짝을 못 찾은 항목은 따로 모아 달라고 합니다.

 

다섯째, 따로 모인 항목은 사람이 하나씩 가립니다.

새로 생긴 줄인지, 짝 목록에서 빠진 줄인지 봅니다.

빠진 짝이면 목록에 더하고 다시 요청합니다.

 

여섯째, 몇 칸을 골라 원본과 맞춰 본 뒤 보고서나 메일에 옮깁니다.

 

일곱째, 짝 목록은 표 파일 옆에 함께 저장해 둡니다.

다음 해 같은 비교를 할 때 첫 줄부터 다시 쓰지 않아도 됩니다.

 

자료 비교 AI 활용을 큰 표로 시작할 필요는 없습니다.

이번 주에 열어 볼 두 표에서,

이름이 바뀐 항목 한 쌍부터 적어 보십시오.

 

달라진 곳을 찾는 일은 AI가 거들 수 있습니다.

무엇을 같은 것으로 볼지는 여전히 사람이 정합니다.