반복 업무 자동화 첫걸음 — 매주 하는 일을 적어 보는 것부터

월요일 아침, 자리에 앉아 메일함을 엽니다.

이어서 일정표를 열고, 할 일 메모를 따로 엽니다.

지난주에도 그 전 주에도 똑같이 열던 창들입니다.

 

이 글은 반복 업무 자동화를 처음 해 보려는 분께,

무엇부터 맡기면 좋은지 고르는 방법을 나눕니다.

직접 해 보다 한 번 실패하고 다시 시작한 과정도 함께 적었습니다.

 

반복 업무 자동화, 프로그램보다 목록이 먼저입니다

 

자동화라고 하면 프로그램부터 떠올리기 쉽습니다.

어떤 도구를 써야 하는지,

무엇을 배워야 하는지부터 찾아보게 됩니다.

 

그런데 도구를 고르기 전에 정할 것이 있습니다.

무엇을 맡길지입니다.

 

맡길 일을 고르려면 내가 무엇을 되풀이하는지부터 알아야 합니다.

막상 떠올려 보면 잘 생각나지 않습니다.

늘 하는 일일수록 손이 먼저 움직여서,

일이라고 느끼지 못하고 지나가기 때문입니다.

 

그래서 한 주 동안 되풀이한 일을 적어 보는 것부터 권합니다.

거창한 양식은 필요 없습니다.

메모장에 하는 일과 그 일을 하는 때만 한 줄씩 적으면 됩니다.

 

예를 들어 한 주가 지나면 이런 줄들이 모일 수 있습니다.

 

「월요일 아침 — 지난주 판매 숫자를 표에 옮기기

매일 아침 — 메일함·일정표·할 일 메모를 차례로 열어 보기

금요일 오후 — 다음 주 회의 일정을 모아 동료에게 알리기」

 

적어 두고 보면,

같은 일이 생각보다 자주 나온다는 것을 알게 되기 쉽습니다.

 

반복 업무 자동화는 이 목록에서 시작합니다.

목록 가운데 어느 일부터 맡길지는 뒤에서 세 가지 기준으로 고릅니다.

 

직접 해 본 과정 — 아침에 여는 창 세 개를 한 장으로

 

제가 매일 아침 되풀이하던 일은 확인이었습니다.

메일함을 열고, 일정을 보고, 할 일을 따로 열어 보는 일입니다.

이 세 가지를 AI가 한 장으로 묶어,

아침마다 보내 주게 맡겨 보았습니다.

 

처음에는 한꺼번에 많은 일을 맡기려 했습니다.

처음 넣은 요청문은 이런 뜻이었습니다.

 

「매일 아침 메일함과 일정, 할 일을 모두 살펴서

오늘 챙길 것을 빠짐없이 한 장으로 정리해 줘」

 

결과는 실패였습니다.

한꺼번에 많은 일을 맡긴 것이 탈이었습니다.

 

한 번에 여러 일을 맡기면,

어긋난 곳이 어디인지 짚어 내기가 어렵습니다.

예를 들어 일정은 맞게 모였는데 할 일이 빠졌다면,

요청문의 어느 줄을 고쳐야 할지부터 막힙니다.

 

그래서 요청문을 고쳤습니다.

맡기는 일을 「오늘 일정 요약」 하나로 줄였습니다.

 

고친 요청문을 뜻이 같게 옮기면 이렇습니다.

 

「오늘 일정만 시간 순서대로 한 장에 정리해 줘.

일정마다 시간·제목·장소를 한 줄에 적고,

일정에 없는 내용은 짐작해서 넣지 말 것」

 

고친 뒤의 결과는 달랐습니다.

오늘 일정 요약 하나는 아침마다 잘 돌았습니다.

그것이 잘 돌고 나서야 하나씩 늘렸습니다.

 

하나를 더할 때는 요청문에 한 줄을 덧붙이면 됩니다.

예를 들어 할 일을 더한다면 이런 줄입니다.

 

「오늘 일정 아래에, 할 일 메모 가운데

오늘까지 끝낼 것만 따로 모아 적어 줘」

 

늘려 가면서 도움이 된 것은 표 하나였습니다.

무엇을 자동으로 하고,

무엇은 사람이 직접 누르는지 정해 둔 표입니다.

 

표는 예를 들어 이런 모양이면 충분합니다.

 

「일정을 모아 요약하기 — 자동

할 일 메모에서 오늘 것 고르기 — 자동

메일 답장 보내기 — 사람이 읽고 직접 누름」

 

이 표가 있으면 새 일을 더할 때마다,

그 일이 어느 칸에 들어갈지부터 정할 수 있습니다.

 

처음 요청문과 고친 요청문의 차이는 문장 솜씨가 아닙니다.

한 번에 맡기는 일의 크기를 줄인 것입니다.

 

먼저 맡길 일을 고르는 세 가지 기준

 

목록이 모였다면 그 가운데 하나를 고를 차례입니다.

아래 세 가지에 모두 맞는 일부터 고르면 됩니다.

 

첫째, 입력이 늘 같은 곳에서 오는 일입니다.

일정표, 같은 양식의 표, 같은 주소로 오는 메일처럼,

가져올 곳이 정해져 있어야 맡기기 쉽습니다.

매번 다른 사람에게 물어 모아야 하는 일은 뒤로 미룹니다.

 

둘째, 결과의 모양이 정해져 있는 일입니다.

「시간·제목·장소를 한 줄에」처럼 모양을 말로 적을 수 있어야 합니다.

모양을 말로 적기 어렵다면,

아직 사람이 판단해야 하는 일일 가능성이 큽니다.

 

셋째, 틀려도 되돌릴 수 있는 일입니다.

요약이 틀렸다면 원본을 다시 보면 됩니다.

하지만 거래처로 나간 메일이나 지운 파일은 되돌리기 어렵습니다.

 

이 때문에 보내기·지우기·돈이 오가는 일은 마지막까지 사람이 누릅니다.

AI에게는 그 앞까지만 맡깁니다.

보낼 글을 써 두거나, 지울 목록을 뽑아 두는 데까지입니다.

 

앞의 목록에 이 기준을 대어 보면 이렇습니다.

월요일의 판매 숫자 옮기기는 같은 표에서 오고 모양도 정해져 있습니다.

틀려도 원본 표가 남아 있으니 먼저 맡겨 볼 만합니다.

 

반대로 거래처마다 양식이 다른 견적서를 모으는 일이라면,

가져올 곳이 매번 달라 처음 고르기에는 어렵습니다.

 

목록 속 금요일 일을 예로 들면 요청문은 이렇게 달라집니다.

고치기 전 요청문은 보통 이 정도입니다.

「다음 주 회의 정리해서 사람들한테 알려 줘」

 

세 가지 기준에 맞춰 고치면 이렇게 됩니다.

 

「아래 일정표에서 다음 주 회의만 골라

날짜, 시간, 회의 이름 순서의 표로 만들어 줘.

표만 보여 주고 아무에게도 보내지 말 것」

 

고친 요청문은 가져올 곳을 일정표 하나로,

결과를 표 하나로 정해 둔 것입니다.

알리는 일은 표를 확인한 사람이 직접 합니다.

 

처음 자동화할 때 흔한 실수와 주의할 점

 

첫째 실수는 처음부터 크게 맡기는 것입니다.

제가 아침 확인 일을 통째로 맡기려다 실패한 것도 이 때문이었습니다.

한 번에 하나만 맡기고,

그 하나가 한동안 잘 돌 때 다음 것을 더하는 편이 낫습니다.

 

둘째 실수는 보내는 일까지 자동으로 두는 것입니다.

초안이 그럴듯하게 나오면 보내는 것까지 맡기고 싶어집니다.

하지만 받는 사람에게 그 메일은 보낸 사람의 약속으로 읽힙니다.

 

자동과 사람 칸을 나눈 표를 먼저 만들고,

보내기와 지우기는 사람 칸에 넣어 두십시오.

 

셋째 실수는 회사 자료를 그대로 넣는 것입니다.

메일과 일정에는 고객 이름·연락처·거래 금액이 섞여 있기 쉽습니다.

회사에 AI 사용 기준이 있다면 그 기준을 먼저 따르십시오.

기준이 없더라도 밖에 나가면 안 되는 자료는 넣지 않는 편이 안전합니다.

 

넷째 실수는 자동으로 돌던 일이 멈춘 것을 모르고 지나가는 것입니다.

아침마다 오던 요약이 오지 않은 날이 있어도,

바쁜 날에는 알아차리지 못하기 쉽습니다.

 

그래서 요청문에 이런 줄을 넣어 두면 좋습니다.

「요약 맨 위에 오늘 날짜와 요일을 먼저 적어 줘」

날짜가 맨 위에 있으면 오늘 것인지 지난 것인지 한눈에 가릴 수 있습니다.

 

자동으로 돈다고 해서 결과를 그대로 믿어서도 안 됩니다.

처음 한동안은 요약과 원본을 나란히 놓고 맞춰 보십시오.

빠진 일정이나 날짜가 다른 줄이 있으면 요청문에 한 줄을 더합니다.

 

쓰는 AI마다 화면과 기능 이름이 다르고 바뀔 수 있으니,

메뉴 이름보다 요청문과 표를 남겨 두는 편이 오래 갑니다.

 

업무 자동화 시작, 다음 주에 따라 하기 순서

 

첫째, 이번 주 동안 되풀이한 일을 메모장에 한 줄씩 적습니다.

하는 일과 하는 때만 적으면 됩니다.

 

둘째, 주말 전에 목록을 읽고 세 가지 기준에 맞는 줄에 표시합니다.

같은 곳에서 오는지, 모양이 정해져 있는지, 되돌릴 수 있는지입니다.

 

셋째, 표시한 줄 가운데 가장 작은 일 하나만 고릅니다.

여러 개가 맞더라도 하나만 고릅니다.

 

넷째, 그 일을 맡길 요청문을 씁니다.

가져올 곳, 결과의 모양, 하지 말 것을 한 줄씩 적습니다.

 

예를 들어 월요일 판매 숫자 일이라면 요청문은 이 정도면 됩니다.

 

「아래 판매 표에서 지난주 숫자만 골라

정리용 표의 같은 칸에 옮겨 줘.

비어 있는 칸은 채우지 말고 '없음'이라고 적어 줘」

 

표를 붙여 넣는 일은 처음에는 사람이 하고,

연결 기능이 있으면 그때 옮깁니다.

 

이 요청문을 매일 같은 때에 저절로 돌리려면,

쓰는 AI에 두 가지 기능이 있어야 합니다.

정해 둔 시각에 다시 실행하는 기능과,

메일·일정에 연결하는 기능입니다.

 

서비스마다 이런 기능이 있는지와 그 이름이 다릅니다.

쓰는 서비스의 도움말에서 먼저 확인하십시오.

메일이나 일정을 연결하기 전에는 회사의 AI 사용 기준부터 보십시오.

 

그런 기능이 없거나 연결이 어렵다면,

아침마다 오늘 일정을 붙여 넣고 같은 요청문을 넣는 데서 시작해도 됩니다.

요청문과 표가 먼저 다듬어져 있으면 나중에 자동으로 옮기기 쉽습니다.

 

다섯째, 자동과 사람 칸을 나눈 표를 함께 적어 둡니다.

보내기, 지우기, 돈이 오가는 일은 사람 칸에 넣습니다.

 

여섯째, 한 주 동안 결과를 원본과 맞춰 봅니다.

고칠 곳이 보이면 결과보다 요청문을 먼저 고칩니다.

 

일곱째, 그 하나가 잘 돌면 다음 줄 하나를 더합니다.

 

업무 자동화 시작은 거창한 결심이 아니어도 됩니다.

이번 주 메모장에 되풀이한 일 한 줄을 적어 보십시오.

 

맡길 수 있는 일은 하나씩 늘어 갑니다.

보내기 버튼은 여전히 사람 손에 남겨 둡니다.