챗GPT로 메일 답장 초안 쓰는 법 — 받은 메일과 내 결론을 함께 주기

점심을 먹고 자리에 돌아오니 읽지 않은 메일이 여러 통입니다.

납기를 묻는 메일과 견적을 다시 달라는 메일이 섞여 있습니다.

답장 창을 열어 두고 첫 문장에서 손이 멈춥니다.

 

이 글은 챗GPT 같은 AI로 메일 답장 초안을 쓸 때,

받은 메일과 내 결론을 함께 주는 방법을 나눕니다.

직접 해 보며 요청문을 어떻게 고쳤는지도 그대로 적었습니다.

 

메일 답장 초안, 한 줄 부탁으로는 부족합니다

 

AI에게 받은 메일을 붙이고 답장을 부탁하면 글은 금방 나옵니다.

인사도 공손하고 문장도 매끄럽습니다.

그런데 그대로 보내기에는 어딘가 비어 있습니다.

 

AI는 받은 메일만 보고 답을 짐작합니다.

된다고 할지 안 된다고 할지,

언제까지 해 드릴 수 있는지는 메일 어디에도 없기 때문입니다.

그 빈칸을 AI는 그럴듯한 말로 메웁니다.

 

예를 들어 납기를 묻는 메일이라면,

「최대한 빨리 보내 드리겠습니다」 같은 문장이 들어가기 쉽습니다.

듣기에는 친절하지만,

받는 쪽은 그래서 언제인지 다시 물어야 합니다.

 

견적을 다시 보내 달라는 메일이라면,

지난번과 같은 금액인지 바뀐 금액인지가 빠진 답장이 나오기 쉽습니다.

 

답장에서 중요한 것은 문장보다 결론입니다.

된다, 안 된다, 언제까지라는 결론은

AI가 아니라 일을 맡은 사람이 압니다.

그래서 결론을 먼저 정해 주는 것이 이 글의 핵심입니다.

 

직접 해 본 과정 — 문의 메일 답장을 AI에게 맡기기

 

문의 메일이 하루에도 여러 통 들어오는 일을 맡았을 때,

답장 초안을 AI에게 맡겨 본 적이 있습니다.

AI가 초안을 쓰면 사람이 읽고 고친 뒤 보내는 방식이었습니다.

 

처음 넣은 요청문은 이 한 줄이었습니다.

「이 메일에 답장 써 줘」

 

결과는 기대와 달랐습니다.

초안이 너무 길었고,

아직 확인하지 않은 내용까지 해 드리겠다고 약속하고 있었습니다.

그대로 보낼 수 있는 초안이 아니었습니다.

 

문제는 AI의 글솜씨가 아니라 제 요청문에 있었습니다.

된다, 안 된다, 언제까지라는 결론을 저는 적지 않았고,

AI는 그 빈자리를 짐작으로 채웠을 뿐입니다.

 

그래서 요청문을 고쳤습니다.

결론과 근거 자료를 먼저 주고,

모르는 것은 확인한 뒤 답드리겠다고 쓰라는 줄을 넣었습니다.

 

고친 요청문을 뜻이 같게 옮기면 이렇습니다.

날짜와 내용은 예로 바꿔 적었습니다.

 

「아래 문의 메일에 보낼 답장 초안을 써 줘.

결론: 요청하신 일은 가능, 다음 주 금요일까지 처리

근거: 아래 일정 자료, 자료에 없는 내용은 약속하지 말 것

모르는 것은 '확인한 뒤 다시 답드리겠습니다'라고 쓸 것」

 

결과가 달라졌습니다.

고친 요청문으로 받은 초안은 고칠 곳이 줄었습니다.

 

처음 요청문과 고친 요청문의 차이는 길이가 아닙니다.

AI가 짐작하던 자리를 제가 먼저 채워 준 것입니다.

 

그리고 초안은 저절로 나가지 않게 했습니다.

사람이 읽고 확인한 뒤에만 보내도록 정해 두었습니다.

 

해 보며 남은 것은 하나입니다.

결론은 사람이 정하고,

AI에게는 그 결론을 문장으로 옮기는 일을 맡긴다는 것입니다.

 

요청문에 함께 넣을 네 가지 — 받은 메일, 결론, 근거, 말투

 

첫째, 받은 메일을 그대로 붙여 넣습니다.

다만 이름·연락처·서명란 같은 개인정보는 지우고 넣습니다.

보낸 분 이름은 '고객님'이나 '담당자님'으로 바꿔 두면 됩니다.

 

받은 메일 아래에 지난 메일이 길게 달려 있다면,

이번에 답할 메일이 어느 것인지 짚어 줍니다.

 

둘째, 내 결론을 한 줄로 적습니다.

된다, 안 된다, 일부만 된다 가운데 하나와 기한을 적습니다.

안 되는 경우라면 대신 해 드릴 수 있는 것도 함께 적습니다.

그래야 답장이 거절로만 끝나지 않습니다.

 

결론 한 줄은 이런 모양이면 충분합니다.

「결론: 가능, 이번 주 목요일까지 회신」

「결론: 어려움, 대신 다음 달 일정으로 안내」

 

셋째, 근거 자료를 붙입니다.

가격표, 일정표, 지난번에 보낸 안내문처럼

답에 들어갈 사실이 적힌 자료입니다.

그리고 이 자료에 없는 것은 쓰지 말라고 분명히 적습니다.

 

넷째, 말투와 길이를 정합니다.

「정중한 존댓말로, 인사 빼고 본문 네 줄 정도로」처럼 적습니다.

길이를 정하지 않으면 초안이 길어지기 쉽습니다.

 

전과 후를 나란히 놓아 보면 차이가 잘 보입니다.

고치기 전 요청문은 보통 이 정도입니다.

「거래처 메일인데 답장 좀 써 줘」

 

결론이 '어렵다'인 메일이라면 고친 요청문은 이렇게 됩니다.

 

「아래 거래처 메일에 보낼 답장 초안을 써 줘.

결론: 이번 달은 어렵고 다음 달 둘째 주 가능, 일부는 이달 말 먼저

근거: 아래에 붙인 생산 일정, 일정에 없는 날짜는 쓰지 말 것

말투: 정중한 존댓말, 사과 한 줄 넣고 여섯 줄 안쪽」

 

새로 더 적은 것은 이미 머릿속에 있던 결론과 자료뿐입니다.

요청문이 길어진 만큼, 답장을 고치는 손은 가벼워지기 쉽습니다.

 

쓸 만한 요청문이 나오면 메모장에 틀로 저장해 두십시오.

다음에는 결론과 자료 칸만 바꿔 넣으면 됩니다.

 

초안이 아쉬울 때 다시 요청하는 말

 

초안이 마음에 들지 않을 때 처음부터 다시 쓰게 하면,

괜찮던 부분까지 바뀌어 버리기 쉽습니다.

아쉬운 곳만 짚어서 다시 부탁하는 편이 낫습니다.

 

예를 들어 사과가 여러 번 되풀이된다면 이렇게 적습니다.

「사과는 첫 문단에 한 번만 두고 나머지는 빼 줘」

 

답이 질문 순서와 다르게 섞여 있다면 이렇게 적습니다.

「받은 메일의 질문 순서대로 하나씩 답하게 다시 정리해 줘」

 

말투가 너무 딱딱하다면 받는 분과의 관계를 알려 줍니다.

「여러 해 거래해 온 분이니, 정중하되 조금 부드럽게 바꿔 줘」

 

이렇게 짚어 준 말은 메모해 두었다가,

다음 요청문에 처음부터 넣어 두면 됩니다.

 

챗GPT 메일 초안에서 흔한 실수와 주의할 점

 

첫째 실수는 개인정보를 그대로 붙여 넣는 것입니다.

받은 메일에는 보낸 분의 이름과 전화번호,

서명란 주소가 들어 있습니다.

붙이기 전에 이런 정보는 지우거나 '고객님'처럼 바꿉니다.

 

AI를 써도 되는지, 어디까지 넣어도 되는지는

회사마다 정해 둔 기준이 다릅니다.

그 기준이 있다면 이 글보다 그 기준을 먼저 따르십시오.

 

계약 내용이나 내부 자료처럼 밖에 내보내면 안 되는 것은,

기준이 없더라도 AI에 넣지 않는 편이 안전합니다.

 

둘째 실수는 초안 속 약속을 그대로 두는 것입니다.

AI는 친절하게 쓰려다 보니 이런 문장을 넣기 쉽습니다.

「바로 처리해 드리겠습니다」

「추가 비용 없이 맞춰 드리겠습니다」

 

이런 문장은 근거 자료에 없으면 지우거나,

'확인한 뒤 다시 말씀드리겠습니다'로 바꿉니다.

보내기 전에는 날짜, 숫자, 금액, 약속하는 문장을

근거 자료와 한 줄씩 맞춰 봅니다.

 

셋째 실수는 사람이 읽지 않고 보내는 것입니다.

초안이 그럴듯할수록 확인을 건너뛰고 싶어집니다.

하지만 받는 분에게 그 답장은 AI의 글이 아니라,

보낸 사람이 한 약속으로 읽힙니다.

 

메일에 질문이 여러 개라면 초안이 그 질문에 모두 답했는지도 봅니다.

AI는 앞의 질문에 답하느라 뒤의 질문을 놓치기도 합니다.

 

내일 바로 따라 하기 — 메일 답장 초안 다섯 단계 순서

 

첫째, 오늘 받은 문의 메일 가운데 한 통을 고릅니다.

답이 이미 정해져 있는 메일이 처음 해 보기에 좋습니다.

 

둘째, 메일을 복사해 이름과 연락처, 서명란을 지웁니다.

복사할 때 맨 아래 서명란이 함께 딸려 오기 쉬우니,

붙여 넣은 글의 끝부분을 한 번 더 봅니다.

 

셋째, 답장의 결론부터 정합니다.

된다, 안 된다, 언제까지 가운데 무엇인지 한 줄로 씁니다.

이 한 줄이 정해지지 않았다면,

아직 AI에게 맡길 때가 아니라 확인할 때입니다.

 

넷째, 근거 자료와 말투·길이를 붙여 요청합니다.

요청문 끝에는 이 줄을 꼭 넣습니다.

「자료에 없는 것은 약속하지 말고,

모르는 것은 확인 후 답드린다고 쓸 것」

 

다섯째, 받은 초안을 근거 자료와 맞춰 보고 고친 뒤 보냅니다.

고칠 곳이 많았다면 초안부터 손대기 전에,

요청문에서 무엇이 빠졌는지 먼저 살펴봅니다.

그 한 줄을 채워 두면 다음 메일에서 같은 수고를 덜 수 있습니다.

 

처음부터 모든 메일을 맡기지 않으셔도 됩니다.

내일 들어오는 문의 메일 한 통이면 충분합니다.

 

답장의 문장은 AI에게 빌릴 수 있습니다.

답장의 결론은 빌릴 수 없습니다.