챗GPT·클로드로 업무 안내문 초안 쓰는 법 — 요청문에 넣는 네 가지와 확인할 것

행사 안내문을 써야 하는데 첫 문장이 나오지 않습니다.

작년 파일을 열어 날짜만 바꾸자니,

올해 달라진 내용이 마음에 걸립니다.

 

이 글은 챗GPT나 클로드 같은 AI를 업무 안내문 초안 작성에 쓰는 방법,

특히 요청을 어떻게 적어야 쓸 만한 초안이 나오는지를 나눕니다.

 

챗GPT 업무 활용, 처음에는 실망했습니다

 

처음에는 "교육 신청 안내문 써 줘"라고만 적었습니다.

나온 글은 매끄러웠지만 어디에도 보낼 수 없는 글이었습니다.

날짜도, 대상도, 우리 부서 말투도 없었으니 당연한 결과였습니다.

 

AI가 글을 못 쓴 것이 아니었습니다.

제가 일을 설명하지 않은 것이었습니다.

돌아보면 신입 직원에게 일을 맡길 때 하던 설명을,

AI에게는 하나도 하지 않았습니다.

 

AI 문서 작성 요청문에 넣는 네 가지

 

첫째, 누가 읽는지 적습니다.

"처음 신청하는 신입 직원"처럼 읽는 사람을 좁힐수록,

문장이 그 사람에게 맞춰집니다.

 

둘째, 꼭 들어갈 사실을 직접 줍니다.

일정·장소·제출 서류처럼 틀리면 안 되는 내용은 제가 적어 넣습니다.

AI에게 사실을 짐작하게 하지 않습니다.

비워 두면 그럴듯하지만 틀린 날짜가 채워질 수 있습니다.

 

셋째, 말투와 분량을 정합니다.

"존댓말로, 문자로 보낼 수 있게 다섯 줄 안쪽으로"처럼 구체적으로 씁니다.

분량을 정하지 않으면 문자 한 통에 담기 어려운 긴 글이 나오곤 했습니다.

 

넷째, 예전 글을 보여 줍니다.

개인정보를 지운 지난 안내문을 붙이고 이 형식을 따라 달라고 하면,

우리 부서 문서에 가까운 모양이 나옵니다.

 

후배에게 일을 맡길 때 하시던 설명을

그대로 적는다고 생각하시면 됩니다.

 

초안을 받은 뒤 확인하는 세 가지

 

날짜·숫자·이름이 제가 준 것과 같은지 한 줄씩 대조합니다.

제가 주지 않은 내용이 들어가 있을 때가 있어서,

그런 문장은 근거를 확인하거나 지웁니다.

고칠 곳이 많으면 처음부터 다시 쓰게 하지 않고,

"둘째 문단을 더 짧게"처럼 짚어서 다시 요청합니다.

마지막으로 소리 내어 한 번 읽고,

우리가 쓰지 않는 표현을 고칩니다.

 

고객·직원의 이름·연락처 같은 개인정보는 처음부터 넣지 않습니다.

기관에 AI 사용 지침이 있다면 그 지침을 먼저 따릅니다.

 

거창한 공부는 필요 없습니다.

이번 주에 보낼 안내문 하나를 골라,

위 네 가지를 담아 요청해 보십시오.

 

초안은 AI가 씁니다.

보내는 사람 칸에는 여전히 제 이름이 들어갑니다.