AI 문서 요약 부탁하는 법 — 챗GPT 요약 전에 정해 줄 세 가지

월요일 아침, 메일함에 마흔 쪽짜리 회의 자료가 와 있습니다.

점심 전까지 핵심만 추려 부서장께 말씀드려야 합니다.

첫 장을 넘기는 사이 벌써 열 시가 가까워집니다.

 

이 글은 AI 문서 요약을 부탁할 때 미리 정해 줄 것과,

받은 요약에서 빠진 것을 찾는 방법을 나눕니다.

 

챗GPT 요약, 그냥 부탁했더니 밋밋했습니다

 

처음에는 문서를 붙이고 "요약해 줘"라고만 적었습니다.

나온 글은 깔끔했지만 누구에게도 그대로 전할 수 없었습니다.

 

배경 설명은 길었고,

정작 이번 주에 정할 일은 한 줄에 묻혀 있었습니다.

결국 원문을 처음부터 다시 읽었습니다.

 

요약이 틀린 것은 아니었습니다.

같은 문서라도 누구에게 전하느냐에 따라,

남겨야 할 문장이 달라진다는 것을 그때 알았습니다.

 

AI 문서 요약을 부탁할 때 정해 줄 세 가지

 

첫째, 누구에게 전할 요약인지 적습니다.

"회의에 오지 못한 부서장께 드릴 요약"이라고 적으면,

배경은 줄고 결정할 일이 앞으로 나왔습니다.

 

둘째, 분량을 정합니다.

"다섯 줄 안쪽으로", "메신저 한 화면에 들어가게"처럼 적습니다.

분량을 비워 두면 원문의 절반쯤 되는 요약이 오곤 했습니다.

 

셋째, 꼭 남길 항목을 짚어 줍니다.

날짜, 결정 사항, 맡은 사람은 빠뜨리지 말라고 적습니다.

"아직 정하지 못한 일은 따로 모아 달라"고 덧붙이면,

남은 숙제가 한눈에 보였습니다.

 

받은 요약은 원문과 맞춰 봅니다

 

AI 문서 요약은 빠르지만,

무엇이 빠졌는지는 스스로 말해 주지 않았습니다.

그래서 받은 요약을 바로 보내지 않습니다.

 

요약에 나온 날짜와 이름을 원문에서 하나씩 찾아봅니다.

원문에 없는 말이 섞여 있으면 그 문장은 지웁니다.

요약이 맞는지 판단하는 일까지 AI에 맡기지는 않습니다.

 

빠진 것은 원문의 소제목을 한 번 훑으며 찾습니다.

요약에 한 번도 나오지 않은 소제목이 있으면,

"이 부분을 뺀 까닭을 알려 달라"고 다시 묻습니다.

 

거래처 이름이나 개인 연락처가 든 부분은 지우고 붙입니다.

회사에 AI 사용 지침이 있다면 그 지침을 먼저 따릅니다.

 

처음부터 긴 문서로 시작하지 않으셔도 됩니다.

오늘 받은 긴 메일 하나를 골라,

누구에게 전할지와 분량을 붙여 챗GPT 요약을 받아 보십시오.

 

문서는 짧아졌습니다.

무엇을 남길지는 여전히 제가 정합니다.