회의 녹음 정리를 AI에게 맡기는 법 — 회의록보다 할 일 목록 먼저

회의가 끝나고 자리로 돌아오는 길입니다.

여러 이야기가 오갔는데,

정작 내가 무엇을 언제까지 해야 하는지는 흐릿합니다.

 

이 글은 회의 녹음 정리를 AI에게 맡길 때,

회의록보다 할 일 목록을 먼저 뽑는 방법을 나눕니다.

직접 해 보며 요청문을 어떻게 바꿨는지도 함께 적었습니다.

 

회의가 끝난 뒤 바로 필요한 것은 할 일 목록입니다

 

회의록은 나중에 다시 찾아볼 기록입니다.

그런데 회의가 끝난 바로 그 자리에서 필요한 것은 조금 다릅니다.

누가, 무엇을, 언제까지 하기로 했는지입니다.

 

이 세 가지가 흐릿하면,

같은 회의에 앉아 있었어도 사람마다 기억이 달라지기 쉽습니다.

한 사람은 자기 일이 아니라고 여기고,

다른 사람은 다음 달까지인 줄 알았다고 말하기도 합니다.

 

요즘은 회의를 녹음해 받아쓰기 기능으로 글로 바꾸는 일이 흔합니다.

하지만 받아쓴 글은 말한 순서 그대로라 길고,

할 일은 그 사이사이에 흩어져 있습니다.

 

예를 들어 「그건 제가 알아볼게요」 같은 말은

회의 중간에 한 번 지나가고 다시 나오지 않을 수 있습니다.

받아쓴 글을 처음부터 다시 읽지 않으면 놓치기 쉬운 말입니다.

 

그래서 받아쓴 글을 AI에게 줄 때는,

무엇을 뽑아 달라고 하느냐가 중요합니다.

같은 글을 주어도 요청문에 따라 돌아오는 글의 쓸모가 달라집니다.

 

직접 해 본 과정 — 받아쓴 회의 글을 AI에게 맡기기

 

회의를 녹음해 받아쓰기로 글로 바꾼 뒤,

그 글의 정리를 AI에게 맡겨 본 적이 있습니다.

 

처음 넣은 요청문은 짧았습니다.

「아래 회의 받아쓰기로 회의록 써 줘」

 

결과는 회의에서 말한 순서를 그대로 따라간 긴 요약이었습니다.

길고 차례대로 적힌 글이라,

회의가 끝나고 바로 돌릴 수 있는 목록은 아니었습니다.

 

문제는 AI가 아니라 요청문에 있었습니다.

회의록을 써 달라고 했으니,

AI는 회의록다운 글을 썼을 뿐입니다.

제가 정말 바란 것은 지난 이야기가 아니라 다음에 할 일이었습니다.

 

그래서 요청문을 바꿨습니다.

글의 모양을 정하는 대신,

받아쓴 글을 세 칸으로 나눠 달라고 적었습니다.

 

고친 요청문을 뜻이 같게 옮기면 이렇습니다.

 

「아래 회의 받아쓰기를 세 칸으로 나눠 정리해 줘.

결정된 것: 회의에서 정해진 내용

할 일: 누가, 무엇을, 언제까지

정하지 못한 것: 다음에 다시 이야기할 내용」

 

이 요청문에서 할 일 칸은 다시 누가, 무엇을, 언제까지로 나뉩니다.

회의 중에 흩어져 있던 말을 사람 이름 아래로 모아 달라는 뜻입니다.

정하지 못한 것 칸은 결론이 나지 않은 이야기를,

할 일과 섞지 않게 따로 두는 자리입니다.

 

결과가 달라졌습니다.

회의가 끝나고 바로 돌릴 수 있는 목록이 나왔습니다.

 

다만 고칠 곳이 하나 있었습니다.

사람 이름을 잘못 알아들은 곳이 있었습니다.

그 부분은 녹음과 대조해 고쳤습니다.

 

처음 요청문과 고친 요청문을 나란히 놓으면 차이가 보입니다.

처음 것은 글의 이름만 정했고,

고친 것은 글이 담을 칸을 정했습니다.

 

「회의록 써 줘」와 「세 칸으로 나눠 줘」는 한 줄 차이입니다.

그 한 줄이 회의 뒤에 무엇을 손에 쥐는지를 바꿉니다.

 

할 일 칸을 쓸모 있게 만드는 요청문 네 줄

 

세 칸으로 나누는 것만으로도 글의 모양은 달라집니다.

여기에 몇 줄을 더 적어 두면 할 일 칸을 더 믿고 쓸 수 있습니다.

 

첫째, 기한이 흐릿한 것은 따로 표시하게 합니다.

회의에서는 「다음 주 중으로」「되는 대로」 같은 말이 자주 나옵니다.

AI가 이런 말을 그럴듯한 날짜로 바꿔 적을 수도 있습니다.

 

그래서 이런 줄을 넣어 둡니다.

「기한이 날짜로 나오지 않은 것은 '기한 미정'이라고 쓰고,

회의에서 나온 말을 그대로 옆에 적어 줘」

 

둘째, 담당이 정해지지 않은 일을 따로 모읍니다.

「그건 누가 좀 알아봐 주세요」로 끝난 말은 할 일처럼 들리지만,

실제로는 맡은 사람이 없습니다.

「담당이 정해지지 않은 일은 '담당 미정'으로 따로 모아 줘」

 

셋째, 받아쓴 글에 없는 내용은 채우지 말라고 적습니다.

AI는 빈칸을 그럴듯한 말로 메우려 하기 쉽습니다.

「받아쓰기에 없는 이름이나 날짜는 짐작해서 넣지 말 것」

 

넷째, 표 모양을 정해 줍니다.

「할 일은 담당, 할 일, 기한 순서의 표로 만들어 줘」처럼 적으면,

메신저나 메일에 옮겨 붙이기 편한 모양으로 나오기 쉽습니다.

 

예를 들어 할 일 칸이 이런 모양으로 나오면 바로 쓸 수 있습니다.

「가 담당 — 거래처에 바뀐 일정 알리기 — 이번 주 금요일

나 담당 — 지난 분기 자료 다시 모으기 — 기한 미정(되는 대로)

담당 미정 — 회의실 다음 달 예약 알아보기 — 다음 회의 전」

 

전과 후를 나란히 놓아 보면 이렇습니다.

고치기 전 요청문은 보통 이 정도입니다.

「회의 내용 좀 정리해 줘」

 

위 네 줄을 더하면 요청문은 이렇게 됩니다.

 

「아래 회의 받아쓰기를 결정된 것 / 할 일 / 정하지 못한 것으로 나눠 줘.

할 일은 담당·할 일·기한 표로, 담당이 없으면 '담당 미정'

기한이 날짜로 안 나왔으면 '기한 미정'과 원래 말을 함께

받아쓰기에 없는 이름·날짜는 짐작해서 넣지 말 것」

 

새로 더한 것은 회의를 연 사람이라면 이미 알고 있는 기준뿐입니다.

한 번 맞춰 둔 요청문은 회의 이름만 바꿔 다시 쓰면 됩니다.

 

목록이 나온 뒤 빠진 것이 보이면 짚어서 다시 부탁합니다.

「'제가 알아볼게요'라고 한 사람의 일이 빠졌어.

받아쓰기에서 다시 찾아 할 일 칸에 넣어 줘」

 

회의 녹음 정리에서 흔한 실수와 주의할 점

 

첫째 실수는 참석자에게 묻지 않고 녹음하는 것입니다.

회의를 시작할 때 녹음해도 되는지 먼저 묻고,

녹음을 어디에 쓰는지도 함께 말해 두면 좋습니다.

회사에 녹음이나 AI 사용에 관한 기준이 있다면 그 기준을 먼저 따르십시오.

 

둘째 실수는 받아쓴 글을 그대로 AI에 넣는 것입니다.

받아쓴 글에는 참석자 이름과 거래처 이름,

금액이나 전화번호가 섞여 있기 쉽습니다.

넣기 전에 이런 정보는 지우거나 「가 담당」「나 담당」처럼 바꿔 둡니다.

 

이름을 바꿔도 할 일 목록을 뽑는 데는 지장이 없습니다.

목록이 나온 뒤에 원래 이름으로 되돌려 적으면 됩니다.

밖에 내보내면 안 되는 회의 내용은 기준이 없더라도 넣지 않는 편이 안전합니다.

 

셋째 실수는 나온 목록을 확인하지 않고 바로 돌리는 것입니다.

받아쓰기는 사람 이름을 비슷한 소리의 다른 말로 적기도 합니다.

할 일 목록은 사람에게 일을 나누는 글이라,

이름 하나가 틀리면 엉뚱한 사람에게 일이 넘어갑니다.

 

담당 칸의 이름과 기한 칸의 날짜는 녹음과 한 번씩 맞춰 봅니다.

「그렇게 하는 쪽으로 보죠」처럼 결정인지 아닌지 애매한 말이

결정된 것 칸에 들어가 있다면,

회의를 연 사람이 한 번 더 확인하는 편이 낫습니다.

 

할 일 목록이 회의록을 통째로 대신하는 것은 아닙니다.

할 일 목록은 회의가 끝난 뒤 바로 쓰는 것이고,

오래 남겨야 할 회의라면 회의록을 따로 남기는 편이 낫습니다.

두 가지는 쓰임이 다를 뿐, 어느 한쪽이 더 나은 것은 아닙니다.

 

다음 회의부터 따라 하기 — 회의 할 일 정리 순서

 

첫째, 회의를 시작할 때 녹음해도 되는지 참석자에게 묻습니다.

녹음은 할 일 목록을 만드는 데만 쓴다고 함께 말해 둡니다.

 

둘째, 회의가 끝나면 녹음을 받아쓰기 기능으로 글로 바꿉니다.

받아쓰기 기능의 이름과 위치는 쓰는 프로그램마다 다르고,

화면도 바뀔 수 있습니다.

 

셋째, 받아쓴 글에서 지울 것을 먼저 지웁니다.

이름과 전화번호, 금액처럼 밖에 나가면 안 되는 것들입니다.

 

넷째, 세 칸 요청문에 위의 네 줄을 더해 AI에게 맡깁니다.

처음이라면 세 칸 요청문만 넣어 보아도 됩니다.

 

다섯째, 나온 목록의 담당과 기한을 녹음과 맞춰 봅니다.

'기한 미정'과 '담당 미정' 줄은 회의를 연 사람이 채우거나,

다음 회의 안건으로 넘깁니다.

 

여섯째, 고친 목록을 참석자에게 돌립니다.

회의가 끝난 날 안에 돌리면,

기억이 흐려지기 전에 서로 고칠 곳을 짚어 줄 수 있습니다.

 

받는 사람이 자기 줄만 찾아 읽을 수 있게,

담당 이름 순으로 줄을 묶어 보내도 좋습니다.

 

처음부터 모든 회의에 쓰지 않으셔도 됩니다.

다음 회의 하나에서 세 칸 요청문을 한 번 써 보십시오.

 

회의는 끝났습니다.

회의에서 정한 일은 목록이 된 뒤에야 시작됩니다.