엑셀 표 정리 AI에게 맡기는 법 — 흩어진 내역을 월별 표로 묶기

월말이 다가오면 카드 사용 내역 파일이 몇 개씩 쌓입니다.

달마다 받은 파일이라 열 순서도 날짜 쓰는 법도 조금씩 다릅니다.

이것을 한 장의 월별 표로 묶어야 할 때면 한숨부터 나옵니다.

 

이 글은 엑셀 표 정리를 AI에게 맡길 때,

다 만들어진 표의 모양을 먼저 정해 주는 방법을 나눕니다.

직접 해 본 과정과 고친 요청문도 함께 적었습니다.

 

엑셀 표 정리, 수식보다 결과 표의 모양이 먼저입니다

 

AI에게 엑셀 일을 맡긴다고 하면 수식부터 떠올리기 쉽습니다.

어떤 함수를 써야 하는지 묻고,

받은 수식을 칸에 붙여 넣는 식입니다.

 

그런데 흩어진 내역을 모으는 일은 조금 다릅니다.

여기서 어려운 것은 계산이 아니라 정리입니다.

어느 줄이 몇 월인지, 어느 항목에 넣을지를 가르는 일입니다.

 

이런 정리 그 자체를 AI에게 맡길 수 있습니다.

내역을 붙여 넣고 표로 묶어 달라고 하면 됩니다.

 

정리를 맡긴다는 것은 판단을 맡긴다는 뜻이기도 합니다.

어느 줄을 어느 분류에 넣을지 AI가 고르게 되니까요.

그래서 AI가 고를 수 있는 범위를 사람이 먼저 정해 주어야 합니다.

 

다만 맡기기 전에 정할 것이 하나 있습니다.

다 만들어진 표가 어떤 모양이어야 하는지입니다.

 

결과 표의 모양을 정하지 않으면,

AI는 그때그때 그럴듯한 모양을 스스로 고르기 쉽습니다.

한 번은 날짜가 맨 앞에,

다음에는 금액이 맨 앞에 올 수 있습니다.

 

표가 매번 달라지면 지난달 표와 이번 달 표를 나란히 놓기 어렵습니다.

결국 사람이 다시 열을 옮기게 됩니다.

 

그래서 이 글의 요령은 두 가지로 모입니다.

첫째, 결과 표의 열을 먼저 정해 줍니다.

둘째, 애매한 줄은 「기타」로 숨기지 말고 따로 묻게 합니다.

합계는 그다음에 엑셀에서 직접 다시 맞춰 봅니다.

 

직접 해 본 과정 — 여러 달 치 카드 내역을 월별 표로

 

제가 맡겨 본 일은 카드 사용 내역 정리였습니다.

여러 달 치 내역을 월별·항목별 표로 묶어야 했습니다.

이 정리를 AI와 함께 처리해 보았습니다.

 

처음 넣은 요청문은 아주 짧았습니다.

 

「이거 정리해 줘」

 

내역을 붙여 넣고 이 한 줄만 적었습니다.

결과는 표로 나오기는 했습니다.

하지만 열 구성이 매번 달랐습니다.

 

열이 매번 다르면 달마다 나온 표를 이어 붙일 수가 없습니다.

예를 들어 같은 요청을 다시 넣으면,

한 번은 사용처별로 묶고 다음에는 날짜순으로 늘어놓을 수 있습니다.

어떤 표가 맞는지 AI가 알 길이 없기 때문입니다.

 

요청문에 결과 표의 모양이 없었던 것이 문제였습니다.

 

그래서 요청문을 고쳤습니다.

열을 「월 / 날짜 / 사용처 / 금액 / 분류」 다섯 개로 정해 주었습니다.

분류가 애매한 줄은 표 아래에 따로 모으게 했습니다.

 

고친 요청문을 뜻이 같게 옮기면 이렇습니다.

 

「아래 카드 사용 내역을 표 하나로 정리해 줘.

열은 월, 날짜, 사용처, 금액, 분류 순서로만 만들어 줘.

분류가 애매한 줄은 표에 넣지 말고,

표 아래에 따로 모아 줘」

 

고친 요청문에서 달라진 것은 두 가지입니다.

열의 이름과 순서, 그리고 애매한 줄을 둘 자리입니다.

 

고친 뒤의 결과는 안정됐습니다.

같은 요청문을 넣으면 열 구성이 같게 나왔습니다.

열이 같으면 달마다 나온 표를 아래로 이어 붙일 수 있습니다.

 

마지막으로 합계를 확인했습니다.

월 합계는 AI가 적어 준 숫자를 그대로 쓰지 않았습니다.

엑셀의 합계 함수로 달마다 다시 계산했습니다.

 

그렇게 맞춰 보니 한 달이 맞지 않았습니다.

그 달을 찾아 고쳤습니다.

다시 더해 보지 않았다면 놓쳤을 수도 있는 차이입니다.

 

처음 요청문과 고친 요청문의 차이는 길이가 아닙니다.

다 만들어진 표의 모양을 먼저 보여 준 것입니다.

 

애매한 줄과 합계는 이렇게 다룹니다

 

애매한 줄을 따로 모으게 한 데는 까닭이 있습니다.

분류를 정하지 못한 줄이 「기타」로 들어가면 눈에 띄지 않습니다.

표는 깔끔해 보여도 그 칸에 무엇이 섞였는지는 알기 어렵습니다.

 

예를 들어 한 가게에서 사무용품과 간식을 함께 샀다면,

그 줄은 어느 분류에도 딱 맞지 않습니다.

이런 줄은 AI가 짐작해 넣기보다 사람에게 묻는 편이 낫습니다.

 

표 아래에는 예를 들어 이런 모양으로 모일 수 있습니다.

 

「따로 모은 줄 — 같은 가게, 사무용품과 간식이 한 줄에 섞임

따로 모은 줄 — 사용처 이름이 줄임말이라 무엇인지 알기 어려움」

 

이런 목록은 사람이 위에서부터 하나씩 보고 고르면 됩니다.

 

따로 모은 줄에는 이유를 함께 적게 할 수도 있습니다.

요청문에 이런 줄을 덧붙이면 됩니다.

 

「따로 모은 줄마다 어느 분류와 어느 분류 사이에서

망설였는지 한 줄씩 적어 줘」

 

이유가 붙어 있으면 사람이 고르기가 빨라집니다.

고른 분류는 다음 요청문에 규칙으로 적어 두면 좋습니다.

 

「사용처 이름에 '문구'가 들어가면 사무용품으로 분류해 줘」

 

합계는 엑셀에서 따로 계산합니다.

AI가 표 아래에 적어 준 합계는 참고로만 봅니다.

긴 내역을 옮기다 보면 줄이 빠지거나 두 번 들어갈 수 있기 때문입니다.

 

맞춰 보는 방법은 간단합니다.

원래 내역 파일의 달별 합계를 엑셀로 내고,

정리된 표의 달별 합계와 나란히 놓습니다.

두 숫자가 다른 달이 있으면 그 달만 줄을 하나씩 대조합니다.

 

어긋나는 까닭은 예를 들어 이런 것들일 수 있습니다.

달의 마지막 날 쓴 내역이 다음 달로 넘어간 줄,

취소된 사용이 빠지거나 그대로 남은 줄,

금액에 쉼표가 섞여 숫자가 아닌 글자로 읽힌 줄입니다.

 

원인을 찾으면 그 줄을 정리된 표에서 바로잡고,

같은 일이 되풀이되지 않게 요청문에 한 줄을 더합니다.

 

「달의 마지막 날 쓴 내역도 날짜 그대로 그달에 넣어 줘」

 

AI 엑셀 정리에서 흔한 실수와 주의할 점

 

첫째 실수는 내역을 그대로 붙여 넣는 것입니다.

카드 내역에는 카드번호나 사용한 사람 이름이 들어 있기 쉽습니다.

붙여 넣기 전에 그런 열은 지우고 줍니다.

 

정리에 필요한 것은 날짜, 사용처, 금액 정도입니다.

날짜·사용처·금액만 남겨도 월별·항목별 정리는 충분히 됩니다.

 

회사에 AI 사용 기준이 있다면 그 기준을 먼저 따르십시오.

기준이 없더라도 밖에 나가면 안 되는 자료는 넣지 않는 편이 안전합니다.

 

둘째 실수는 AI가 낸 합계를 그대로 옮기는 것입니다.

앞에서 본 것처럼 합계는 엑셀에서 원래 내역과 다시 맞춰 본 뒤에 보고서나 메일에 옮깁니다.

 

셋째 실수는 「애매하면 기타로」라고 적는 것입니다.

사람이 판단할 줄이 그 칸에 묻힙니다.

 

넷째 실수는 한 번에 너무 많은 달을 넣는 것입니다.

내역이 길면 중간 줄이 빠진 채 표가 나올 수 있습니다.

처음에는 한두 달 치로 시험해 보고,

열과 분류가 원하는 대로 나오면 그때 나머지를 넣는 편이 낫습니다.

 

정리된 표를 원본 파일에 바로 덮어쓰지 않는 것도 중요합니다.

새 시트에 붙여 넣고 원래 내역은 그대로 두십시오.

표를 주고받는 방법(붙여 넣기·파일 올리기)과 화면은 쓰는 AI마다 다르고 바뀔 수 있으니,

받은 표는 새 시트에서 먼저 확인하십시오.

 

내일 바로 따라 하기 순서

 

첫째, 다 만들어진 표의 열을 먼저 적습니다.

월, 날짜, 사용처, 금액, 분류처럼 순서까지 정합니다.

분류 이름도 미리 몇 개 정해 두면 좋습니다.

 

둘째, 내역에서 카드번호와 이름 같은 열을 지웁니다.

정리에 필요한 열만 남긴 사본을 따로 만듭니다.

 

셋째, 한두 달 치만 붙여 넣고 요청문을 넣습니다.

요청문에는 열 순서, 애매한 줄을 따로 모으라는 말,

짐작해서 채우지 말라는 말을 함께 적습니다.

 

예를 들어 이 정도면 충분합니다.

 

「아래 내역을 월, 날짜, 사용처, 금액, 분류 열의 표로 만들어 줘.

분류는 교통, 식비, 사무용품 가운데서만 골라 줘.

고르기 어려운 줄은 표 아래에 따로 모으고,

비어 있는 칸은 짐작해서 채우지 말 것」

 

분류 이름은 회사에서 쓰는 항목 이름으로 바꾸면 됩니다.

 

넷째, 나온 표를 새 시트에 붙여 넣고 엑셀로 달별 합계를 냅니다.

원래 내역의 달별 합계와 나란히 놓고 다른 달을 찾습니다.

 

다섯째, 따로 모인 줄은 사람이 직접 분류합니다.

고른 분류는 다음 요청문에 규칙 한 줄로 덧붙입니다.

 

여섯째, 열과 합계가 맞으면 나머지 달을 넣습니다.

나머지 달도 같은 요청문으로 넣습니다.

 

일곱째, 쓴 요청문을 메모장에 남겨 둡니다.

다음 달에도 같은 요청문으로 시작하면 지난달 표와 열이 맞기 쉽습니다.

 

엑셀 표 정리를 AI에게 맡기는 일은 거창한 준비가 필요 없습니다.

이번 주에 받은 내역 파일 하나를 골라,

다 만들어진 표의 열 이름부터 한 줄로 적어 보십시오.

 

정리는 AI가 맡을 수 있습니다.

합계를 다시 더해 보는 손은 여전히 사람의 몫입니다.