챗GPT로 할 일 정리하는 법 — 아침마다 세 칸 한 장으로 받기

아침 회의가 시작되기 전, 오늘 할 일을 떠올려 봅니다.

일정표에는 회의가, 메일에는 회신할 일이 적혀 있습니다.

어제 미룬 전화는 책상 위 메모지에 남아 있습니다.

세 곳을 다 열어 보기 전에는 하루의 모양이 잡히지 않습니다.

 

이 글은 흩어진 할 일 정리를 챗GPT에게 맡겨,

아침마다 한 장으로 받아 보는 방법을 나눕니다.

챗GPT에 직접 넣어 본 요청문과 받은 화면도 함께 실었습니다.

 

할 일 정리가 길면 아침에 읽히지 않습니다

 

할 일은 한곳에 모여 있지 않습니다.

시간이 정해진 약속은 일정표에 있고,

누가 부탁한 일은 메일이나 메신저에 남아 있습니다.

문득 떠오른 일은 메모지나 휴대폰 메모에 적혀 있습니다.

 

그래서 아침마다 여러 곳을 돌며 오늘 할 일을 모으게 됩니다.

모으는 동안 첫 회의 시간이 다가오고,

무엇부터 할지는 정하지 못한 채 하루가 시작되기 쉽습니다.

 

모으고 묶는 일은 챗GPT에게 맡기기 좋은 일입니다.

여러 줄의 글을 읽고 한 장으로 묶는 일은 사람보다 손이 빠릅니다.

 

다만 묶기만 하면 다른 문제가 생깁니다.

목록이 길어지는 것입니다.

일정과 할 일을 빠짐없이 옮겨 적은 목록은,

여러 곳을 따로 열어 보는 것과 크게 다르지 않습니다.

 

아침에 필요한 것은 모든 일을 담은 목록이 아닙니다.

무엇부터 손댈지 정할 수 있는 한 장입니다.

 

그래서 챗GPT 일정 정리는 모으는 것보다 덜어 내는 데 공이 듭니다.

무엇을 남기고 무엇을 뺄지 요청문에 정해 주어야 합니다.

 

직접 해 본 과정 — 같은 자료, 두 가지 요청문

 

엑셀에 하루치 일정 다섯 줄과 할 일 메모 일곱 줄을 적었습니다.

이름과 내용은 연습용으로 지어낸 것입니다.

 

엑셀에 적은 연습용 일정과 할 일 메모

 

이 내용을 복사해 챗GPT에 붙이고,

처음에는 이렇게만 부탁했습니다.

 

「아래 일정과 할 일 목록을 읽고,

오늘 할 일을 한 장으로 정리해 줘」

 

결과는 「오늘의 업무 한 장 요약」이라는 제목의 긴 답이었습니다.

핵심 목표, 시간표, 할 일 묶음, 꼭 기억할 것까지

네 덩어리로 나뉘어 있었습니다.

 

「한 장으로 정리해 줘」라고만 했을 때 챗GPT의 답(일부). 아래로 한참 더 이어집니다.

 

시간표는 비어 있는 시간을 모두 채워 놓았습니다.

제가 적지 않은 「오후 한 시 사십오 분 전 발송 목표」나

「후보 장소 두세 곳 조사」 같은 내용도 보태져 있었습니다.

같은 답 안에서 위에는 「회의 세 건」,

아래에는 「회의 네 건」으로 숫자가 달랐습니다.

 

정성껏 만든 답이었지만, 아침에 훑어보기에는 너무 길었습니다.

화면을 몇 번이나 내려야 끝이 보였습니다.

 

문제는 요청문에 있었습니다.

정리해 달라고만 했지,

무엇을 남기고 무엇을 뺄지는 정해 주지 않았습니다.

 

그래서 요청문을 고쳤습니다.

세 칸으로 나누게 하고, 꼭 끝낼 일은 세 개까지만,

목록에 없는 일은 보태지 말고,

종일 일정의 날짜는 그대로 옮기라고 적었습니다.

 

「아래 일정과 할 일 목록을 읽고 세 칸으로 나눠 줘.

시간이 정해진 일: 시각 순서대로, 한 줄에 하나씩.

오늘 꼭 끝낼 일: 세 개까지만, 고른 까닭을 짧게.

미뤄도 되는 일: 제목만 한 줄로

목록에 없는 일은 보태지 말고, 날짜만 있는 종일 일정은 날짜를 원문 그대로 옮겨 줘」

 

세 칸 요청문으로 고쳐 넣었을 때 챗GPT의 답

 

고친 요청문의 결과는 한 화면에 들어왔습니다.

시각이 있는 일정은 순서대로, 꼭 끝낼 일은 두 개,

나머지는 미뤄도 되는 일로 짧게 정리되어 있었습니다.

 

다만 고른 내용에는 손볼 곳이 있었습니다.

오늘 오후까지인 견적서는 맞게 골랐습니다.

 

그런데 금요일 마감인 보고서 목차는 미뤄도 되는 일로 보냈고,

빔프로젝터 고장 신고를 꼭 끝낼 일에 넣었습니다.

그래서 보고서 목차를 꼭 끝낼 일로 옮겨 적었습니다.

 

두 요청문은 같은 자료를 읽었습니다.

달라진 것은 무엇을 남길지 정해 주었는지 하나입니다.

그리고 마지막으로 고르는 손은 여전히 사람에게 있어야 했습니다.

 

세 칸으로 나누는 챗GPT 일정 정리 요청문

 

세 칸은 이렇게 나눕니다.

 

첫째 칸은 시간이 정해진 일입니다.

회의나 약속, 통화처럼 시각이 박힌 일을 시각 순서로 적습니다.

 

둘째 칸은 오늘 꼭 끝낼 일입니다.

마감이 오늘이거나 다른 사람이 기다리는 일을 세 개 안쪽으로 고릅니다.

 

셋째 칸은 미뤄도 되는 일입니다.

빠뜨린 일이 아니라 오늘은 하지 않기로 한 일이라는 표시입니다.

이 칸이 있으면 목록에서 사라진 일이 없는지 덜 불안합니다.

 

미뤄도 되는 일을 제목만 받는 까닭은 길이 때문입니다.

이 칸까지 자세히 적으면 한 장이 다시 길어집니다.

 

요청문에서 가장 힘이 센 줄은 두 줄입니다.

「세 개까지만」은 길이를 줄이고,

「목록에 없는 일은 보태지 말아 줘」는 지어낸 계획을 막습니다.

처음이라면 이 두 줄만 덧붙여 보아도 답이 눈에 띄게 짧아집니다.

 

한 장은 휴대폰 화면 하나에 들어올 만큼이면 좋습니다.

화면을 내려야 끝이 보인다면 아직 덜어 낼 것이 남아 있습니다.

 

챗GPT 일정 정리에서 흔한 실수와 주의할 점

 

첫째 실수는 챗GPT에게 일정을 고치게 하는 것입니다.

일정표를 연결해 두면 일정을 옮기는 일까지 맡기고 싶어집니다.

그러나 일정의 원본은 사람이 고치는 편이 안전합니다.

챗GPT는 읽기만 하고, 바꾸는 손은 사람에게 두십시오.

 

둘째 실수는 챗GPT가 보탠 내용을 그대로 믿는 것입니다.

위의 첫 답처럼 적지 않은 목표 시각이나 할 일이 끼어들기도 합니다.

일정 건수 같은 숫자가 앞뒤로 다르게 적히기도 합니다.

받은 한 장은 원래 목록과 한 번 견주어 봅니다.

 

셋째 실수는 개인정보가 든 일정을 그대로 넣는 것입니다.

일정 제목에는 고객 이름이나 연락처가 섞이기 쉽습니다.

병원 예약처럼 사사로운 일정이 함께 들어 있기도 합니다.

넣기 전에 「거래처 통화」처럼 바꿔 두거나 빼 둡니다.

 

넷째 실수는 회사 기준을 확인하지 않는 것입니다.

일정표나 메일을 챗GPT에 바로 연결하는 기능은 편하지만,

회사에 따라 쓰지 않도록 정해 둔 곳도 있습니다.

회사에 AI 사용 기준이 있다면 그 기준을 먼저 따르십시오.

 

다섯째 실수는 챗GPT가 고른 일을 그대로 따르는 것입니다.

챗GPT는 목록에 적힌 글자만 보고 고릅니다.

금요일 마감이 실제로는 얼마나 빠듯한지,

아침에 상사가 따로 부탁한 일이 있는지는 모릅니다.

 

고른 일은 출발점으로 두고,

마지막에 고르는 것은 사람이 합니다.

 

내일 따라 하기 — 오늘 할 일 정리 한 장 만드는 순서

 

첫째, 오늘 할 일이 흩어진 곳을 적어 봅니다.

일정표, 메일, 메모지처럼 할 일이 숨어 있는 곳입니다.

 

둘째, 그 가운데 일정표와 할 일 메모 두 곳만 골라 시작합니다.

처음부터 모든 곳을 모으면 다시 길어지기 쉽습니다.

 

셋째, 일정과 할 일을 복사해 붙이고 이름과 연락처를 지웁니다.

 

넷째, 세 칸 요청문을 넣습니다.

처음이라면 「꼭 끝낼 일은 세 개만」과 「보태지 말아 줘」 두 줄만 넣어 보아도 됩니다.

 

다섯째, 받은 한 장을 원래 목록과 견주어 봅니다.

보태진 내용이 없는지, 꼭 끝낼 일이 정말 오늘 일인지 봅니다.

 

여섯째, 바꿀 일정이 있으면 원래 일정표에서 직접 고칩니다.

챗GPT가 정리한 한 장은 읽는 데만 씁니다.

 

일곱째, 매일 아침 저절로 받고 싶다면 챗GPT의 예약 기능을 살펴봅니다.

정해 둔 시각마다 같은 요청을 돌려 알려 주는 기능입니다.

일정표를 연결해 두면 일정은 챗GPT가 읽어 옵니다.

 

다만 쓸 수 있는 요금제와 메뉴 이름·화면은 바뀔 수 있고,

메모지에 적힌 할 일까지 알아서 모으지는 못합니다.

할 일을 한곳에 모아 두는 습관이 먼저입니다.

 

처음부터 매일 아침 받아 보실 필요는 없습니다.

내일 아침 한 번, 일정과 할 일을 붙여 넣고,

꼭 끝낼 일 세 개만 골라 달라고 해 보십시오.

 

모아 두는 목록은 길어도 됩니다.

아침에 읽는 한 장은 짧아야 합니다.