퇴근 전 10분 업무 정리 — 내일 아침을 가볍게 여는 마무리 습관

아침 아홉 시, 컴퓨터를 켜고 메일함을 엽니다.

어제 무엇을 하다 멈췄는지 바로 떠오르지 않습니다.

책상 위 서류를 뒤적이다 보면 어느새 한참이 지나 있습니다.

 

이 글은 퇴근 전 10분 동안 업무를 정리해,

다음 날 아침을 가볍게 시작하는 업무 마무리 습관을 나눕니다.

 

퇴근 전 업무 정리가 필요한 이유

 

하루 일은 대개 깔끔하게 끝나지 않습니다.

회신을 기다리는 일, 반쯤 쓴 보고서, 내일 전화할 곳이 남습니다.

그 조각들이 머릿속에만 있으면,

퇴근길에도 자꾸 떠오릅니다.

 

일을 다 끝내고 가라는 말이 아닙니다.

어디서 멈췄는지 적어 두고 가자는 말입니다.

저는 맡은 일이 여러 갈래로 늘어난 뒤에야

이 차이를 알게 되었습니다.

 

10분 업무 마무리, 제가 하는 세 가지

 

첫째, 끝내지 못한 일을 한 줄씩 적습니다.

일의 이름만 쓰지 않고 다음에 할 동작으로 씁니다.

「예산 보고서」 대신

「예산 보고서, 세 번째 항목 금액 담당자에게 확인 전화」처럼 적으면,

다음 날 아침 바로 손이 갑니다.

처음에는 저도 일의 이름만 적었는데,

아침에 보면 어디부터 손댈지 다시 생각해야 했습니다.

 

둘째, 기다리는 일을 따로 모읍니다.

내가 답을 기다리는 일과,

남이 내 답을 기다리는 일을 나눠 적습니다.

뒤쪽 목록에 적힌 일은 다음 날 가장 먼저 답을 드립니다.

제가 잊고 있는 사이에도,

상대의 일은 제 답을 기다리며 멈춰 있기 때문입니다.

 

셋째, 내일 가장 먼저 할 일 하나에 표시합니다.

여러 개를 고르지 않고 하나만 고릅니다.

저는 주로 머리가 맑은 오전에 해야 하는 일,

이를테면 보고서 작성 같은 일을 고릅니다.

아침에 무엇부터 할지 고민하는 시간이 줄어듭니다.

 

도구는 손에 익은 것이면 됩니다

 

새 앱을 깔 필요도, 양식을 따로 만들 필요도,

매일 길게 쓸 필요도 없습니다.

저는 모니터 옆 메모지 한 장이나 메모장 파일 하나로 합니다.

다만 퇴근 전 이 시간만큼은 일정표에 미리 잡아 둡니다.

그러지 않으면 급한 전화 한 통에 쉽게 밀려납니다.

 

한 번이라도 월요일 아침에 막막해 보신 분은 압니다.

금요일 오후의 몇 줄이 그 막막함을 꽤 덜어 줍니다.

 

처음부터 10분을 채우려 하지 않으셔도 됩니다.

오늘은 남은 일 한 줄만 적고 퇴근해 보십시오.

그리고 내일 아침, 메일함보다 그 한 줄을 먼저 읽어 보십시오.

 

오늘 일은 여기서 끝났습니다.

내일의 첫 줄은 오늘 써 두고 갈 수 있습니다.