업무 거절하는 법 — 관계를 지키며 부탁을 거절하는 말하기 순서

목요일 오후, 옆 부서 동료가 제 자리로 찾아옵니다.

"다음 주 회의 자료, 이번만 좀 맡아 주실 수 있을까요."

제 책상에는 월요일까지 끝낼 보고서 두 건이 펼쳐져 있습니다.

 

이 글은 일이 꽉 찬 상태에서 부탁을 받았을 때,

관계를 지키며 업무 거절하는 법을 말하는 순서대로 나눕니다.

 

부탁 거절이 어려운 이유

 

"어렵겠습니다" 한마디가 입에서 잘 나오지 않습니다.

부탁한 사람의 얼굴이 먼저 떠오르기 때문입니다.

그래서 저도 오랫동안 "해 볼게요"로 답했습니다.

 

그렇게 받은 일은 대개 늦은 밤에 했습니다.

서두른 만큼 결과물은 어설펐고,

원래 제 일도 하루씩 밀렸습니다.

 

거절이 관계를 상하게 한 것이 아니었습니다.

지키지 못한 약속이 관계를 상하게 했습니다.

 

업무 거절하는 법, 제가 쓰는 말하기 순서

 

첫째, 끝까지 듣고 무엇이 필요한지 되묻습니다.

"언제까지, 어느 정도 분량이 필요하신가요?"

들어 보면 자료 전체가 아니라,

표 한 장만 필요한 경우도 있었습니다.

 

둘째, 지금 맡은 일을 보여 줍니다.

"월요일까지 보고서 두 건을 마감해야 합니다."

못 하는 사정을 길게 늘어놓지 않고,

할 일 목록을 그대로 보여 드립니다.

 

셋째, 대안을 함께 냅니다.

"수요일 오후부터는 볼 수 있습니다."

"그 자료라면 지난번에 비슷한 것을 만든 분이 더 빠를 것 같습니다."

언제면 가능한지, 누가 더 나은지를 붙이면,

거절이 함께 방법을 찾는 대화로 바뀌기도 합니다.

 

사과가 길어지면 거절이 오히려 무겁게 들립니다.

핑계를 지어내면 다음 부탁 때 말이 꼬이기 쉽습니다.

사정과 대안만 짧게 전하는 편이 서로 가볍습니다.

 

부탁 거절 뒤 동료와 다시 일하는 법

 

부탁을 거절하고 자리에 돌아오면 마음이 편하지만은 않습니다.

괜히 그 동료와 눈이 마주칠까 신경이 쓰입니다.

 

그럴수록 내놓은 대안을 지키는 것이 중요합니다.

약속한 날에 자료를 함께 봐 드리면,

그 거절은 미뤄 둔 도움으로 남습니다.

 

첫마디가 서툴러도 순서만 지키면 뜻은 전해집니다.

다음에 부탁을 받으면 이 한 문장부터 꺼내 보십시오.

"잠시만요, 제 일정부터 확인해 보겠습니다."

 

일정이 맞을 때 기꺼이 돕는 것도 같은 대화의 일부입니다.