업무 인수인계서 작성법 — 떠나는 사람이 남길 세 가지

자리를 옮긴 지 사흘째 되는 날, 낯선 번호로 전화가 옵니다.

"작년처럼 이번 달 말까지 자료 보내 주시는 거 맞지요."

전임자가 남긴 서른 쪽짜리 인수인계서를 넘겨 봐도 그 일은 보이지 않습니다.

 

이 글은 자리를 옮길 때 받는 사람이 헤매지 않도록,

인수인계서 작성에서 꼭 남길 세 가지를 나눕니다.

 

인수인계서 작성, 두꺼울수록 좋은 것은 아니었습니다

 

그 서른 쪽에는 업무 규정과 지난 보고서가 빼곡했습니다.

성실하게 쓴 문서라는 것은 금방 알 수 있었습니다.

다만 내일 무엇을 해야 하는지는 어디에도 없었습니다.

 

몇 해 뒤, 이번에는 제가 자리를 옮길 차례가 되었습니다.

 

그 자리에 처음 앉던 날 묻고 싶었던 것을 떠올려 보았습니다.

질문은 단순했습니다.

언제 무엇을 하는지, 자료는 어디에 있는지,

막히면 누구에게 묻는지였습니다.

 

업무 인수인계에 꼭 남길 세 가지

 

첫째, 해마다 돌아오는 일의 시기를 적습니다.

열두 달을 한 줄씩 놓고 그달에 챙길 일과 마감을 적어 둡니다.

일 년에 한 번 오는 일일수록 기억에서 먼저 빠집니다.

그 낯선 전화의 일도 해마다 이맘때 돌아오는 일이었습니다.

 

둘째, 파일이 있는 자리를 적습니다.

"작년 자료는 공유 폴더에 있습니다"로는 찾기 어렵습니다.

폴더 이름을 위에서부터 차례로 적고,

가장 최근에 쓴 파일 이름까지 남깁니다.

 

셋째, 사람을 적습니다.

일마다 누구와 주고받는지,

막히면 어느 부서의 누구에게 묻는지를 적습니다.

규정은 문서에 남아도, 그 규정을 아는 사람은 문서에 없습니다.

 

문서보다 한 번 함께 해 보기

 

인수인계서를 아무리 잘 써도 글로는 전해지지 않는 것이 남습니다.

 

그래서 떠나기 전에 손이 가장 많이 가는 일 하나를 골라,

받는 사람과 나란히 앉아 한 번 함께 해 봅니다.

제가 화면을 넘기는 동안 받는 사람이 묻고,

그 자리에서 문서에 한 줄씩 보탭니다.

 

제가 처음 왔을 때 듣고 싶었던 설명을,

이번에는 제가 해 주면 되는 일이었습니다.

 

떠나는 날까지 모든 것을 정리하려 애쓰지 않으셔도 됩니다.

오늘 이번 달에 챙길 일 하나를 적고,

그 옆에 자료가 있는 폴더 이름을 붙여 보십시오.

그 한 줄이 나중에 인수인계서 작성의 첫 줄이 됩니다.

 

저는 그 자리를 떠났습니다.

제가 남긴 몇 줄은 아직 그 자리에서 일하고 있습니다.