챗GPT 회의 준비 자료 프롬프트 만드는 법 — 전날 안건별 한 장으로 묶기

이 글에서 얻는 것

• 회의 전날 흩어진 기록을 안건별 한 장으로 묶는 순서
• 한 줄로 입력했을 때와 조건을 적어 입력했을 때의 실제 차이
• 그대로 복사해 쓰는 회의 준비 자료 프롬프트 본보기

 

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챗GPT 입력 칸에 써 넣는 문장을 흔히 「프롬프트」라고 부릅니다.

 

회의 전날이 되면 찾을 것이 많습니다.

지난 회의록, 그사이 오간 메일,

실적표의 숫자가 여기저기 흩어져 있습니다.

이것을 챗GPT에 붙여 넣고 한 줄만 쓰는 분이 많습니다.

 

그러면 그럴듯하지만 손볼 곳이 많은 자료가 나오기 쉽습니다.

이 문제는 칸을 정해 주고 숫자마다 출처를 달게 하면 많이 줄어듭니다.

그래도 결과는 원래 기록과 한 번 맞춰 봐야 합니다.

회의 안건 정리도 안건별 한 장으로 하면 회의 중에 찾기 쉽습니다.

 

직접 해 봤습니다 — 한 줄 입력과 조건을 적은 입력

 

연습용으로 지어낸 회의 관련 기록 열한 줄을 엑셀에 적었습니다.

자료, 날짜, 적은 사람, 내용 네 칸입니다.

거래처와 사람 이름도 모두 지어낸 것입니다.

견적이 바뀐 메일, 요청을 고친 메일,

회의와 관계없는 점심 예약도 일부러 넣었습니다.

 

연습용으로 지어낸 회의 기록 열한 줄을 엑셀에 적은 화면

 

이 기록을 챗GPT에 붙여 넣고 두 가지로 입력해 봤습니다.

 

① 한 줄로 입력했을 때

 

「아래 자료를 보고 내일 회의 준비 자료를 만들어 줘.」

 

한 줄 프롬프트에 챗GPT가 보낸 회의 준비 자료의 첫머리

 

챗GPT가 보낸 답을 그대로 옮깁니다(빈 줄만 정리했습니다).

표와 그래프 글자는 칸 사이에 「|」를 넣어 한 줄로 이었습니다.

 

연말 판촉 행사 및 거래처 단가 조정 회의 준비자료

회의 준비안

2026년 10월 28일(수)

회의 목적: 지난 회의에서 보류한 안건을 최신 자료를 바탕으로 검토하고, 연말 판촉 행사 업체 선정과 거래처 단가 조정 여부를 결정한다.

1. 회의 핵심 요약

안건 1. 연말 판촉 행사 업체 선정

11월 셋째 주 개최는 지난 회의에서 확정. 나래기획의 견적이 280만 원에서 300만 원으로 수정되어, 가온기획과의 최종 가격 차이는 20만 원.

회의에서 결정: 업체 선정 및 행사 예산

안건 2. 다온유통 단가 조정

인하 요청이 개당 200원에서 150원으로 정정됨. 9월 주문량은 8월 대비 약 17.2% 감소.

회의에서 결정: 인하 수용 여부, 조건 및 적용 시점

안건 3. 사무실 의자 교체

이 부장 요청에 따라 다음 달로 논의 연기.

이번 회의 의결 대상에서 제외 권고

2. 안건별 검토자료

안건 1. 연말 판촉 행사

최신 견적 비교

가온기획 | 320만 원 | 10월 20일 견적

나래기획 (수정 견적) | 300만 원 | 10월 22일 수정

0만 원 | 85만 원 | 170만 원 | 255만 원 | 340만 원

작년 실제 | 가온기획 | 나래기획

작년 실제: 비용 260만 원

가온기획: 비용 320만 원

나래기획: 비용 300만 원

단위: 만 원 / 지난해 실제 비용 포함

나래기획 수정 견적은 최초 280만 원보다 20만 원 높고, 지난해 행사비 260만 원보다 40만 원 높음.

지난해 행사 실적

항목 | 실적

방문 고객 | 340명

총비용 | 260만 원

방문 고객 1명당 행사비 | 약 7,647원

검토 의견: 나래기획이 가격상 유리하지만, 업체별 행사 구성과 제공 서비스가 확인되지 않았으므로 가격만으로 최종 선정하기는 어려움.

회의에서 확인할 사항은 업체별 행사 프로그램·홍보 범위·추가 비용, 올해 목표 방문 고객 수, 예산 상한선임.

안건 2. 다온유통 단가 인하

8월 주문량 | 1,450개

9월 주문량 | 1,200개

전월 대비 | -17.2%

0개 | 400개 | 800개 | 1.2천개 | 1.6천개

8월 | 9월

8월: 주문량 1.5천개

9월: 주문량 1.2천개

요청사항 변경 이력

날짜 | 요청 내용 | 상태

10월 21일 | 개당 200원 인하 | 최초 요청

10월 24일 | 개당 150원 인하 | 최신 정정

단가 인하 시 매출 감소액 계산기

9월 주문량 1,200개가 유지된다고 가정한 월 매출 감소액입니다. 이익 감소액과는 다를 수 있습니다.

월 주문량 (개)

개당 인하액

150원 | 200원

월 매출 감소 추정

180,000원

연간 환산: 2,160,000원 (12개월 동일 물량 가정)

검토 의견: 단가 인하를 바로 수용하기보다는 현재 판매단가, 원가, 이익률, 향후 주문량 회복 가능성을 확인해야 함. 최소 주문량 보장 또는 일정 기간 한정 인하를 협상 조건으로 검토할 수 있음.

안건 3. 사무실 의자 교체

10월 14일 회의에서 의자 6개 교체 견적을 받아 보기로 했으나, 10월 23일 이 부장이 다음 달로 논의 연기를 요청함.

처리 권고: 이번 회의에서 심의하지 않고 11월 회의 안건으로 이월. 견적 확보 여부만 간단히 확인.

3. 내일 회의 진행안

권장 회의시간: 40분 (실제 회의시간 미제공)

순서 | 진행 내용 | 시간

1 | 지난 회의 결정사항 확인 | 5분

2 | 판촉 행사 견적 비교 및 업체 선정 | 15분

3 | 다온유통 단가 인하 조건 논의 | 15분

4 | 결정사항·담당자·기한 정리 | 5분

합계 | 40분

4. 회의에서 반드시 결정할 사항

회의 결정 체크리스트

0/7 완료

판촉 행사 업체 최종 선정

판촉 행사 예산 확정

올해 행사 목표 방문 고객 수 설정

다온유통 150원 인하 수용 여부 결정

단가 조정 조건 및 적용일 확정

의자 교체 안건 11월 이월 확인

후속 업무 담당자 및 기한 지정

체크 결과 복사

5. 회의 후 후속 조치(안)

담당 제안 | 후속 업무 | 기한 제안

김 대리 | 선정 업체와 최종 행사 조건 협의 | 10월 30일

최 주임 | 다온유통과 단가 조정 결과 공유 | 10월 30일

박 과장 | 의자 교체 견적 및 11월 안건 관리 | 11월 회의 전

담당자와 기한은 기존 자료를 토대로 작성한 제안이며, 회의에서 확정해야 합니다.

6. 회의 진행자 참고사항

가장 중요한 최신 변경사항: 나래기획 견적은 280만 원이 아닌 300만 원, 다온유통 인하 요청은 200원이 아닌 150원.

행사 개최 예정 기간은 11월 셋째 주인 2026년 11월 16일(월)~22일(일)이며, 구체적인 행사일은 확인 필요.

의자 교체는 11월로 연기하도록 제안되었으므로 불필요한 논의 시간을 줄일 것.

10월 24일 정 사원의 점심 예약은 회의 의사결정 안건이 아니라 참석자 안내사항으로 별도 전달할 것.

최종 권고: 내일 회의는 판촉 행사 업체 선정과 다온유통 단가 조정이라는 두 가지 핵심 안건에 집중하고, 각 안건의 결론과 실행 담당자를 명확히 남기는 방향으로 운영하는 것이 좋겠습니다.

 

② 조건을 적어 입력했을 때

 

「아래 자료로 10월 28일 회의 준비 자료를 안건별로 한 장씩 묶어 줘.

안건마다 안건, 지난번 결정, 이번에 정할 것, 필요한 숫자 네 칸으로 나눠 줘.

숫자 옆에는 원본 위치를 괄호로 달아 줘. 예: '금액 (메일, 10월 22일, 김 대리)'

같은 내용이 두 번 나오면 날짜가 늦은 것을 쓰고, 바뀌었다는 것도 적어 줘.

회의와 관계없는 내용은 빼고, 자료에 없는 것은 지어내지 말고 칸을 비워 둬.」

 

조건을 적은 프롬프트에 챗GPT가 안건별 네 칸으로 보낸 답

 

이번에도 받은 답을 그대로 옮깁니다.

 

10월 28일 회의 준비 자료

기준일: 2026년 10월 27일 | 지난 회의: 10월 14일

제공된 자료를 검토하여 이번 회의에서 논의할 안건 2건을 정리했습니다. 각 안건은 한 장씩 사용할 수 있도록 4개 항목으로 구성하고, 변경된 내용은 최신 자료를 기준으로 표시했습니다.

1쪽. 연말 판촉 행사 추진

01 | 안건

연말 판촉 행사 업체 선정 및 예산 확정

02 | 지난번 결정

연말 판촉 행사는 11월 셋째 주에 개최하기로 결정함.

지난 회의록, 10월 14일, 박 과장

03 | 이번에 정할 것

판촉 행사 진행 업체 선정

행사 예산 확정

04 | 필요한 숫자

항목 | 금액·수치

가온기획 견적 | 320만 원 (메일, 10월 20일, 김 대리)

나래기획 최신 견적 | 300만 원 (메일, 10월 22일, 김 대리)

작년 행사 비용 | 260만 원 (실적표, 작년 11월, 박 과장)

작년 방문 고객 | 340명 (실적표, 작년 11월, 박 과장)

변경 사항

나래기획 견적이 280만 원 (메일, 10월 20일, 김 대리)에서 300만 원 (메일, 10월 22일, 김 대리)으로 변경됨. 최신 견적을 적용함.

2쪽. 거래처 납품 단가 조정

01 | 안건

다온유통 납품 단가 인하 요청 검토

02 | 지난번 결정

거래처 의견을 듣고 다음 회의에서 단가 조정 여부를 결정하기로 함.

지난 회의록, 10월 14일, 박 과장

03 | 이번에 정할 것

다온유통 단가 인하 요청 수용 여부

수용할 경우 최종 인하 단가 확정

04 | 필요한 숫자

항목 | 금액·수치

최신 단가 인하 요청 | 개당 150원 (메일, 10월 24일, 최 주임)

9월 주문량 | 1,200개 (실적표, 10월 15일, 최 주임)

8월 주문량 | 1,450개 (실적표, 10월 15일, 최 주임)

변경 사항

다온유통의 단가 인하 요청이 개당 200원 (메일, 10월 21일, 최 주임)에서 개당 150원 (메일, 10월 24일, 최 주임)으로 정정됨. 최신 요청을 적용함.

이번 회의에서 제외할 사항

사무실 의자 교체: 지난 회의에서 의자 6개 교체 견적을 받아 보기로 했으나(지난 회의록, 10월 14일, 박 과장), 10월 23일 이 부장이 다음 달로 논의를 미루자고 제안함. 따라서 이번 회의 안건에서는 제외함.

점심 식당 예약: 회의 의사결정과 관계없는 내용이므로 제외함.

정리 기준: 동일 항목은 가장 최근 날짜의 자료를 적용하고 변경 이력을 명시함. 제공되지 않은 결정 결과나 수치는 추가하지 않음.

 

두 답을 나란히 놓으면 이렇습니다

 

비교할 곳	① 한 줄 입력	② 조건을 적은 입력
답의 길이	약 2,300자, 여섯 덩어리	약 1,200자, 안건마다 한 장
숫자의 출처	날짜만 일부, 적은 사람 없음	숫자 일곱 개 모두 괄호로
바뀐 숫자	요약·변경 이력 표·참고사항에 나뉨	안건마다 「변경 사항」 칸
자료에 없는 것	회의 시간·담당자·기한 제안	「기준일」 한 줄
계산한 숫자	주문량 감소율·매출 감소액	없음
점심 예약	참석자 안내로 남김	관계없는 내용이라 뺌

 

①의 답도 숫자는 대체로 자료와 맞습니다.

나래기획 견적과 다온유통 요청이 바뀐 것도

맨 앞 요약과 변경 이력 표,

맨 아래 참고사항에서 짚었습니다.

 

다만 자료에 없는 것이 많이 섞였습니다.

「권장 회의시간: 40분」, 담당자와 기한 제안, 매출 감소 계산이 그렇습니다.

챗GPT가 「실제 회의시간 미제공」, 「제안이며」라고 밝히기는 했습니다.

그래도 회의 자료에 그대로 올리면 기록에 있던 숫자처럼 읽히기 쉽습니다.

 

②는 필요한 숫자마다 괄호 속에 어디서 왔는지가 붙었습니다.

「300만 원 (메일, 10월 22일, 김 대리)」처럼 적혀 있어

원래 메일을 바로 찾아 맞춰 볼 수 있습니다.

안건 하나가 한 장이라 회의 중에 넘겨 보기도 쉽습니다.

 

두 답 모두 그대로 쓰기 전에 볼 곳이 있었습니다.

②는 자료에 없는 「기준일: 2026년 10월 27일」 줄을 맨 위에 넣었습니다.

시험한 날짜와 같았지만 붙여 넣은 기록에서 온 날짜는 아닙니다.

 

또 ②는 의자 교체를 미루자는 메일 하나만 보고

「이번 회의 안건에서는 제외함」이라고 정했습니다.

미룰지 말지는 회의에서 정할 일입니다.

①도 「제외 권고」라고 썼지만,

결정할 일 목록에 「의자 교체 안건 11월 이월 확인」을 남겨

회의에서 확인하게 했습니다.

 

그래서 결과는 원래 기록과 한 줄씩 맞춰 보고,

뺀 안건이 있으면 회의 진행하는 사람이 한 번 더 확인하면 됩니다.

 

결과가 좋았던 프롬프트에 들어 있던 세 가지

 

②의 프롬프트를 뜯어보면 세 가지가 들어 있습니다.

 

칸 정하기 — 「안건마다 안건, 지난번 결정, 이번에 정할 것, 필요한 숫자 네 칸으로 나눠 줘.」

칸을 정해 주면 안건마다 같은 모양의 한 장이 나옵니다.

①은 여섯 덩어리에 진행안과 체크리스트까지 붙어 찾을 곳이 많았습니다.

 

숫자 옆에 출처 — 「숫자 옆에는 원본 위치를 괄호로 달아 줘.」

바로 뒤에 예를 하나 붙여 괄호 속 모양까지 보여 주었습니다.

②는 그 모양 그대로 필요한 숫자 일곱 개에 모두 출처를 달았습니다.

회의 중에 숫자가 어디서 나왔느냐는 물음에 바로 답할 수 있습니다.

 

늦은 날짜 따르기 — 「같은 내용이 두 번 나오면 날짜가 늦은 것을 쓰고, 바뀌었다는 것도 적어 줘.」

메일이 오가며 숫자가 바뀌는 일은 흔합니다.

②는 견적과 단가 요청 둘 다 늦은 날짜의 숫자를 썼고,

「변경 사항」에 옛 숫자도 남겼습니다.

 

그대로 복사해 쓰세요 — 회의 준비 자료 프롬프트

 

메모장에 아래를 붙여 넣고 「회의 준비 프롬프트」로 저장해 두세요.

조건은 시험한 프롬프트 그대로이고,

날짜와 괄호 예시만 다른 회의에도 맞게 바꿨습니다.

 

쓸 때는 「○월 ○일」을 회의 날짜로 바꾸고,

맨 아래에 지난 회의록과 메일, 실적표를 붙이세요.

그다음 전체를 복사해 챗GPT 입력 칸에 붙여 넣고 보내면 됩니다.

 

아래 자료로 ○월 ○일
회의 준비 자료를
안건별로 한 장씩 묶어 줘.
안건마다 안건, 지난번 결정,
이번에 정할 것, 필요한 숫자
네 칸으로 나눠 줘.
숫자 옆에는 원본 위치를
괄호로 달아 줘.
예: '금액 (메일, 날짜, 적은 사람)'
같은 내용이 두 번 나오면
날짜가 늦은 것을 쓰고,
바뀌었다는 것도 적어 줘.
회의와 관계없는 내용은 빼고,
자료에 없는 것은 지어내지 말고
칸을 비워 둬.

(여기에 회의록·메일·실적표 기록을 붙여 넣기)

 

쓸 때 주의할 점 하나

거래처 이름이나 사람 이름은 붙여 넣기 전에 지우거나

「가 거래처」처럼 바꿔 주세요.

밖에 알려지면 곤란한 견적 금액은 넣지 않는 편이 안전합니다.

회사에 AI 사용 기준이 있다면 먼저 확인하시고요.

 

정리

 

• 회의 준비 자료는 지난 회의록·메일·실적표를 한데 붙여 챗GPT에 맡깁니다.
• 프롬프트에는 네 칸, 숫자 옆 출처, 늦은 날짜 따르기를 적습니다.
• 자료에 없는 줄과 뺀 안건은 회의 전에 원래 기록과 맞춰 봅니다.

 

내일 회의 안건 하나만 골라 오늘 한 장 만들어 보세요.