챗GPT 업무 나누기 프롬프트 만드는 법 — AI에게 맡길 일과 사람이 할 일

이 글에서 얻는 것

• 챗GPT에게 할 일 목록을 주고 AI에게 맡길 일을 고르게 하는 순서
• 한 줄로 입력했을 때와 조건을 적어 입력했을 때의 실제 차이
• 그대로 복사해 쓰는 업무 나누기 프롬프트 본보기

 

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챗GPT 입력 칸에 써 넣는 문장을 흔히 「프롬프트」라고 부릅니다.

 

월요일 아침에 이번 주 할 일을 적어 보면 열 줄이 금방 넘습니다.

답장 초안처럼 챗GPT에게 넘기고 싶은 일도 있고,

대금 이체처럼 남에게 맡기기 꺼려지는 일도 섞여 있습니다.

 

어디까지가 AI에게 맡길 일인지 선을 긋는 기준은 생각보다 단순합니다.

되돌릴 수 있는가, 밖으로 나가는가, 돈이나 약속이 걸렸는가입니다.

이 기준을 프롬프트에 적어 주면 챗GPT가 목록을 나눠 줍니다.

 

직접 해 봤습니다 — 한 줄 입력과 조건을 적은 입력

 

연습용으로 지어낸 이번 주 할 일 열 줄을 엑셀에 적었습니다.

할 일, 기한, 메모 세 칸입니다.

거래처 이름과 사람 이름도 모두 지어낸 것입니다.

대금 이체나 파일 지우기처럼 되돌리기 어려운 일도 일부러 넣었습니다.

 

연습용으로 지어낸 할 일 열 줄을 엑셀에 적은 화면

 

이 목록을 챗GPT에 붙여 넣고 두 가지로 입력해 봤습니다.

 

① 한 줄로 입력했을 때

 

「아래 할 일 목록 중에서 AI한테 맡길 수 있는 일을 골라 줘.」

 

한 줄 프롬프트에 챗GPT가 보낸 답, 할 일 10개 분류 표

 

챗GPT가 보낸 답을 그대로 옮깁니다(빈 줄만 정리했습니다).

표는 칸 사이에 「|」를 넣어 한 줄로 이었습니다.

 

제시하신 10개의 할 일을 검토한 결과, AI에게 대부분 맡길 수 있는 업무는 5개, AI가 준비하고 사람이 최종 확인해야 하는 업무는 4개, 사람이 직접 처리해야 하는 업무는 1개로 분류했습니다.

판단 기준은 다음과 같습니다.

AI에게 맡기기: 문서 작성, 정보 요약, 자료 비교, 데이터 정리 등

AI와 사람 협업: 대외 발송, 일정 확정, 홈페이지 게시 등 실수했을 때 영향이 큰 업무

사람이 직접 처리: 실제 금전 이체처럼 권한과 책임이 중요한 업무

1. 할 일 10개 분류 결과

할 일 | 기한 | 분류 | AI에게 맡길 수 있는 범위

가온상사 견적 문의 답장 초안 | 10/27(화) | AI 담당 | 문의 내용 분석 및 답장 초안 작성. 박 과장 검토 후 발송

거래처 세 곳 견적 비교표 | 10/27(화) | AI 담당 | 가격·조건 비교, 엑셀 표 작성

다음 주 회의 날짜 고객에게 확정 알리기 | 10/27(화) | 사람 확인 필수 | 일정 확인, 안내문 작성. 최종 확정 및 발송은 사람

견적 확정본 메일 발송 | 10/28(수) | 사람 확인 필수 | 메일 작성, 수신인·첨부파일 점검. 승인 후 발송

사무용품 대금 이체(38만 원) | 10/28(수) | 사람 직접 처리 | 이체 준비용 정보 확인은 AI, 실제 이체는 사람

지난달 회의록 요약 | 10/29(목) | AI 담당 | 주요 결정사항, 후속 조치, 담당자 추출

고객 안내문 초안 | 10/29(목) | AI 담당 | 목적과 대상에 맞게 안내문 작성

고객 안내문 홈페이지 게시 | 10/30(금) | 사람 확인 필수 | 게시용 형식 정리 및 등록 준비. 김 대리 확인 후 게시

공유 폴더 2024년 파일 정리·삭제 | 10/30(금) | 사람 확인 필수 | 중복 파일 식별, 분류, 삭제 후보 목록 작성. 원본 삭제는 보류

월간 비용 내역 정리 | 10/30(금) | AI 담당 | 비용 분류, 합계 계산, 사무용품 이체 내역 반영

특히 2024년 파일은 별도 백업이 없으므로 AI가 자동 삭제해서는 안 됩니다. 먼저 백업을 만들고 담당자가 삭제 대상을 확인하도록 하는 것이 안전합니다.

2. AI에게 우선 맡기면 좋은 업무 5개

거래처 세 곳 견적 비교표 만들기 | 견적서 3개를 비교하여 가격·납기·조건을 엑셀로 정리 | 10/27

가온상사 견적 문의 답장 초안 | 문의 내용과 기존 이메일을 참고하여 답장 작성 | 10/27

지난달 회의록 요약 | 결정사항·담당자·후속 업무 중심으로 요약 | 10/29

고객 안내문 초안 | 고객이 이해하기 쉬운 공식 안내문 작성 | 10/29

월간 비용 내역 정리 | 비용 항목별 집계, 이체 완료 여부 구분 | 10/30

다음 중 원하는 작업을 선택하면 필요한 자료를 확인하여 AI에게 맡길 수 있는 부분부터 시작할 수 있습니다.

AI에게 맡길 업무 선택

거래처 세 곳 견적 비교표 만들기

가온상사 견적 문의 답장 초안

지난달 회의록 요약

고객 안내문 초안

월간 비용 내역 정리

선택한 5개 업무 진행하기

3. 실제 업무 자동화를 위한 연결

이메일과 파일이 Google 서비스에 있다면 Gmail로 답장 초안을 준비하고, Google Drive로 견적서와 회의록을 읽고, Google Calendar로 회의 일정을 확인하는 방식으로 작업할 수 있습니다. 위에 제안된 앱을 연결하면 자료를 매번 복사하여 붙여넣는 수고도 줄일 수 있습니다.

핵심 원칙은 AI가 문서 작성과 분석을 담당하고, 사람은 승인·대외 확정·금전 이체·삭제 등 중요한 결정을 맡는 것입니다. 이렇게 나누면 10개 업무 모두에서 AI를 활용하면서도 주요 위험을 통제할 수 있습니다.

 

② 조건을 적어 입력했을 때

 

「아래 할 일 목록을 AI에게 맡길 일과 사람이 마지막에 할 일로 나눠 줘.

되돌릴 수 없거나, 회사 밖으로 나가거나, 돈이나 약속이 걸린 일은 사람 쪽에 넣어 줘.

한 일 안에 두 단계가 섞였으면 'AI: 초안 쓰기 / 사람: 확인 뒤 보내기'처럼 나눠 줘.

일마다 한 줄로, '할 일 → 맡길 쪽 (까닭 한 줄)' 모양으로 써 줘.

목록에 없는 일은 보태지 마.」

 

조건을 적은 프롬프트에 챗GPT가 일마다 한 줄씩 보낸 답

 

이번에도 받은 답을 그대로 옮깁니다.

 

가온상사 견적 문의 답장 초안 쓰기 → AI: 답장 초안 작성 / 사람: 박 과장 검토 후 발송 (외부 발송은 사람의 최종 확인이 필요함)

거래처 세 곳 견적 비교표 만들기 → AI (견적 자료를 비교하고 표로 정리하는 작업임)

다음 주 회의 날짜 고객에게 확정 알리기 → 사람 (외부 고객과의 약속이며 한 번 알리면 변경하기 어려움)

견적 확정본 메일로 보내기 → AI: 메일 초안 작성 / 사람: 첨부 파일과 확정본 확인 후 발송 (외부 발송이며 확정된 견적에 대한 책임이 따름)

사무용품 대금 이체 → 사람 (38만 원의 실제 자금 이체가 발생함)

지난달 회의록 요약하기 → AI (기존 회의 내용을 요약하는 작업임)

고객 안내문 초안 쓰기 → AI (외부 공개 전 초안 작성 단계임)

고객 안내문 홈페이지에 올리기 → AI: 게시 내용 준비 / 사람: 김 대리 확인 후 게시 (외부 공개되는 내용이므로 최종 승인이 필요함)

공유 폴더 옛 파일 정리하고 지우기 → AI: 2024년 파일 목록 분류 / 사람: 삭제 여부 판단 및 직접 삭제 (별도 저장본이 없어 삭제 후 복구가 어려움)

월간 비용 내역 정리 → AI: 비용 내역 정리 / 사람: 사무용품 이체 내역 최종 확인 (실제 이체 금액과 기록의 일치 여부를 확인해야 함)

 

두 답을 나란히 놓으면 이렇습니다

 

비교할 곳	① 한 줄 입력	② 조건을 적은 입력
답의 길이	약 1,600자, 번호 붙은 세 덩어리	약 600자, 일마다 한 줄씩 열 줄
나눈 갈래	「AI 담당」 등 세 갈래	AI와 사람, 섞인 일은 「/」로
까닭	판단 기준을 맨 위에 한 번	일마다 괄호 속 한 줄
비용 내역 정리	「AI 담당」만	이체 내역은 사람이 최종 확인
파일 지우기	「원본 삭제는 보류」	삭제 여부 판단과 삭제는 사람
목록에 없는 말	앱 연결 권유를 보탬	새 일은 보태지 않음

 

①의 답도 나눈 방향은 대체로 맞습니다.

이체는 사람 몫으로 두었고, 파일 지우기도 「원본 삭제는 보류」로 따로 짚었습니다.

다만 표와 목록이 세 덩어리로 나뉘어 있어,

일마다 누가 마지막 버튼을 누르는지 한눈에 들어오지 않습니다.

 

②는 열 줄이 모두 같은 모양입니다.

「AI: 메일 초안 작성 / 사람: 첨부 파일과 확정본 확인 후 발송」처럼

한 줄만 읽어도 어디까지 맡기고 어디서 사람이 받는지 보입니다.

 

두 답 모두 메모 칸에 적어 둔 사정을 까닭으로 썼습니다.

연습 자료 메모에 옛 파일은 따로 저장본이 없다고 적었더니,

②는 「별도 저장본이 없어 삭제 후 복구가 어려움」이라고 적었습니다.

메모 칸에 사정을 한 줄 적어 두면 좋은 까닭입니다.

 

두 답 모두 그대로 쓰기에는 확인할 곳이 있었습니다.

①은 「월간 비용 내역 정리」를 「AI 담당」으로만 두었습니다.

메모에 이체 내역이 들어 있는데도 사람이 볼 단계가 없습니다.

 

「가온상사 견적 문의 답장 초안」도 「AI 담당」인데,

같은 줄에 「박 과장 검토 후 발송」이 함께 적혀 있습니다.

또 ①은 목록에 없는 앱 연결까지 권했습니다.

 

②는 「다음 주 회의 날짜 고객에게 확정 알리기」를 통째로 사람 쪽에 넣었습니다.

알림 글을 쓰는 단계와 보내는 단계가 섞인 일인데도 나누지 않았습니다.

같은 답에서 견적 메일은 둘로 나눴으니 기준이 한결같지는 않은 셈입니다.

 

그래서 나눈 결과는 내 목록과 한 줄씩 맞춰 보고,

보내기·지우기·이체 같은 마지막 버튼은 사람이 누르면 됩니다.

 

결과가 좋았던 프롬프트에 들어 있던 세 가지

 

②의 프롬프트를 뜯어보면 세 가지가 들어 있습니다.

 

사람 쪽에 둘 기준 — 「돈이나 약속이 걸린 일은 사람 쪽에 넣어 줘.」

그 앞에 「되돌릴 수 없거나, 회사 밖으로 나가거나」도 함께 적었습니다.

②에서는 이체와 고객 알림이 모두 사람 쪽에 들어갔습니다.

기준을 적지 않으면 챗GPT가 스스로 정한 갈래로 나누기 쉽습니다.

 

두 단계로 나누기 — 「'AI: 초안 쓰기 / 사람: 확인 뒤 보내기'처럼 나눠 줘.」

초안은 맡기고 보내기는 사람이 하도록 한 줄 안에서 갈라 줍니다.

②에서는 열 줄 가운데 다섯 줄이 이 모양으로 나왔습니다.

 

까닭 한 줄 — 「'할 일 → 맡길 쪽 (까닭 한 줄)' 모양으로 써 줘.」

까닭이 붙어 있으면 나눈 결과가 맞는지 따져 보기 쉽습니다.

까닭이 어색한 줄이 곧 다시 볼 줄입니다.

 

그대로 복사해 쓰세요 — 업무 나누기 프롬프트

 

메모장에 아래를 붙여 넣고 「업무 나누기 프롬프트」로 저장해 두세요.

조건은 시험한 프롬프트 그대로이고, 줄만 짧게 나눴습니다.

월요일마다 맨 아래 할 일 목록만 바꿔 붙이면 됩니다.

 

AI 업무 맡기기를 처음 해 본다면 이번 주 목록 하나로 시작해 보세요.

 

아래 할 일 목록을
AI에게 맡길 일과
사람이 마지막에 할 일로 나눠 줘.
되돌릴 수 없거나,
회사 밖으로 나가거나,
돈이나 약속이 걸린 일은
사람 쪽에 넣어 줘.
한 일 안에 두 단계가 섞였으면
'AI: 초안 쓰기 / 사람: 확인 뒤 보내기'처럼
나눠 줘.
일마다 한 줄로,
'할 일 → 맡길 쪽 (까닭 한 줄)' 모양으로 써 줘.
목록에 없는 일은 보태지 마.

(여기에 할 일·기한·메모 목록을 붙여 넣기)

 

쓸 때 주의할 점 하나

거래처 이름이나 사람 이름은 붙여 넣기 전에 지우거나

「가 거래처」처럼 바꿔 주세요.

금액이나 계좌 번호도 넣지 않는 편이 안전합니다.

회사에 AI 사용 기준이 있다면 먼저 확인하시고요.

 

정리

 

• 할 일 목록은 할 일·기한·메모 세 칸으로 적어 챗GPT에 붙여 넣습니다.
• 프롬프트에는 사람 쪽 기준, 두 단계 나누기, 까닭 한 줄을 적습니다.
• 보내기·지우기·이체처럼 되돌리기 어려운 마지막 버튼은 사람이 누릅니다.

 

이번 주 할 일 열 줄만 적어 오늘 한 번 나눠 보세요.